1. Структури і функцій діловодної служби
Виробнича практика проходила в секретаріаті ТОВ В«АвтоелементВ», виробничої компанії, що здійснює виробництво, і збут автомобільних фільтрів і фільтруючих елементів на весь спектр автотракторної техніки.
Структура компанії ТОВ В«АвтоелементВ» включає в себе наступні відділи: відділ маркетингу та реклами, відділ ЕОТ, секретаріат і бухгалтерію, відділ контролю якості продукції, конструкторський відділ, відділи постачання і збуту.
Діловодна служба Управління компанії представлена ​​секретаріатом, який у своїй діяльності керується такими нормативними документами, як Інструкція по діловодства, посадові інструкції співробітників.
Таким чином, безпосереднє ведення діловодства в ТОВ В«АвтоелементВ» покладається на секретаріат. Він забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення співробітників з нормативними та методичними документами з діловодства.
Займана посада - помічник секретаря керівника, передбачала як знайомство зі стадіями поточного діловодства та особливостями оформлення справ для передачі на зберігання в архів, так і вивчення функцій секретаря з документному і бездокументному обслуговуванню керівника.
2. Документування діяльності організації
У ТОВ В«АвтоелементВ» присутній змішана організаційна форма роботи з документами. Частина операцій (прийом та обробка вступників та відправляються документів, реєстрація, тиражування) виконується Управлінням справами, а секретаріат виконує операції по створенню (друку) документів, їх систематизації, зберіганню справ, їх обробці перед здачею в архів.
ТОВ В«АвтоелементВ» видає організаційні (положення, правила, інструкції) і розпорядчі (Накази, розпорядження) документи. p> Наказами і розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також оперативні, організаційні, кадрові та інші питання внутрішньої роботи ТОВ В«АвтоелементВ».
Проекти наказів, розпоряджень готуються на підставі доручень ректора Університету, проректорів або в ініціативному порядку директорами Інститутів, Центрів, деканами факультетів або начальниками інших структурних підрозділів.
Накази оформляються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 В«Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів В». Передача наказів, їх копій працівникам сторонніх організацій допускається тільки з дозволу керівництва компанії.
Підготовка наказу включає в себе вивчення суті питання, збір необхідних відомостей, підготовку проекту наказу, узгодження проекту, підписання, реєстрацію.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи ТОВ В«АвтоелементВ» на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. Наприкінці листа розсилки вказується його прізвище і дата передачі в Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи компанії. У ТОВ В«АвтоелементВ» складається аркуш розсилки по філіях та представництвам .
Порядок оформлення та складання бланків та організаційних і розпорядчих документів у ТОВ В«АвтоелементВ» повною мірою відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Важливо відзначити, що в ТОВ В«АвтоелементВ» встановлено певний порядок візування наказів.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи компанії, адресатам, на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. Наприкінці листа розсилки вказується його прізвище і дата передачі в Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи ТОВ В«АвтоелементВ».
Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції ТОВ В«АвтоелементВ». Положення про ТОВ В«АвтоелементВ» складається з 6 частин (В«Загальні положенняВ», В«Завдання та функції ТОВВ« Автоелемент »», В«Структура і штати компаніїВ», В«Керівництво компаніїВ», В«Права і відповідальністьВ», В«Контроль, перевірка і ревізія діяльності компанії В»).
У правилах встановлюються норми і вимоги, обов'язкові для виконання.
В інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності або порядок застосування положень та інших нормативних актів.
Положення Інструкції з діловодства поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснюваних за допомогою автоматизованих (Комп'ютерних) технологій. Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються в секретаріаті ТОВ В«АвтоелементВ», повинні відповідати вимогам цієї інструкції з діловодства.
