ий облік документів. При цьому облікові дані потрібно вводити своєчасно і точно. Через затримку при поданні даних у вищі органи вся система обліку може бути порушена.
2.2 Автоматизована система обліку унікальних документів АФ РФ і забезпечення їх збереження
Складовою частиною інтегрованої обліково-інформаційної системи є Державний реєстр унікальних документів АФ РФ. Він зажадав від розробників розширення сформованих уявлень про зміст роботи, нових, теоретичних, методичних та організаційних рішень. Складність полягає у визначенні статусу унікальних документів та критеріїв їх відбору, розробки облікових форм документів, порядку організації та ведення Державного реєстру. Архівісти дійшли висновку, що культурологічний підхід має визначальне значення: до реєстру повинні включатися всі документи, що мають загальнокультурну цінність, що представляють великий інтерес для суспільства. У кінцевому підсумку створення Державного реєстру базується на таких основних принципах: державному обліку підлягають всі унікальні документи АФ РФ незалежно від місця їх зберігання, і від того в чиїй власності, або в чиєму користуванні вони знаходяться; єдність основних вимог до постановки на державний облік унікальних документів на різних носіях, що зберігаються в архівах, музеях, бібліотеках і т.д.
Згідно з «Регламенту державного реєстру унікальних документів АФ РФ, затвердженим 9 жовтня 2001, почалося створення ще однієї громадської бази даних. Державний реєстр унікальних документів називають «Червоною книгою АФ РФ», оскільки в нього включаються відомості про найбільш цінних документах, втрата яких була б непоправна. Згідно з регламентом, реєстр створюється в традиційній формі та у вигляді бази даних. Але, на відміну «автоматизованого центрального фондового каталога», що має розподілену структуру, він формується в єдиному центрі - Росархіві - на основі карток обліку та опису документів, що надходять з архіву, музеїв, бібліотек, відомств.
Виявлення унікальних документів на основі комплексу критеріїв здійснюють експертно-перевірочні комісії державних архівів, органів управління архівною справою суб'єктів Федерації. Власники документів недержавної частини АФ РФ можуть здійснювати виявлення унікальних документів з власної ініціативи, за договором з Федеральною архівною службою. При вивезенні документів за межі країни експертиза здійснюється в обов'язковому порядку. При виявленні унікальних документів складаються листи обліку та опису унікальних документів та експертні висновки. З державних архівів, музеїв, бібліотек, архівів РАН, і загальногалузевих депозитарних фондів картки обліку та опису унікальних документів надходять в Росархив, де вони проходять остаточну експертизу Центральної експертно-перевірної комісії. Після цього картки затверджених ЦЕПК документів надходять в Центр інформаційних технологій Росархіву, де формується єдина база даних про унікальні документах.
Центр інформаційних технологій Росархіву здійснює не тільки створення бази даних «Державний реєстр унікальних документів АФ РФ», а й виконання запитів від фізичних і юридичних осіб.
Збереження прийнятих на зберігання документів - найважливіше завдання архівістів. Звичайно, комп'ютер не може здійснювати Обеспилеваніе та дезінфекцію документів, але роль інформаційних технологій і в цьому напрямку роботи архівів безперервно збільшується.
Інформаційні технології в галузі забезпечення схоронності докуме...
