кумента передається на підпис директору філії.
Якщо візи узгодження оформлялися не так на зворотному боці останнього аркуша проекту, а на окремому аркуші узгодження, то в цьому випадку також необхідно передати директ?? ру лист погодження проекту документа. Його підпис перетворює проект документа в повноцінний документ, після чого він повинен бути зареєстрований.
7. Реєстрація наказу чи розпорядження.
Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.
Реєстрація здійснюється одним з трьох способів:
- записом про документ в паперовому журналі (журнальна форма реєстрації);
- записом в паперовій реєстраційно-контрольній картці (карткова форма реєстрації);
- внесенням інформації про документ в систему автоматизації діловодства та електронного документообігу (автоматизована форма реєстрації).
8. Доведено наказу чи розпорядження до виконавців.
Доведення розпорядчого документа до виконавців - це тиражування документа, його розсилка (в можливо стислі терміни) або передача виконавцям.
Вищенаведені етапи виконуються послідовно, від першого етапу до восьмого, крім того, п'ятий етап може бути взагалі відсутнім, якщо на етапі узгодження не виникне жодних зауважень до проекту документа.
До договірно-правової документації належать в Орловському регіональній філії ВАТ Россельхозбанк договори (кредитні, банківського вкладу).
Процедура створення договірно-правової документації складається з наступних етапів:
1. Підготовка проекту договору.
Підготовка проекту договору (складання свого проекту договору або розгляд надійшов від контрагента) здійснюється відповідальним виконавцем філії, яке ініціює укладання договору, разом з юристом.
Угоди юридичних осіб між собою і з громадянами повинні відбуватися в простій письмовій формі, за винятком угод, що вимагають нотаріального посвідчення.
2. Узгодження.
Підготовлений проект договору відповідальний виконавець подає разом з пакетом документів. Листи погодження проектів договорів реєструються у спеціальному журналі реєстрації, що дозволяє чітко фіксувати кількість вступників на узгодження проектів договорів. У журналі також відбивається хід узгодження проектів договорів.
3. Укладення договору (підписання і завірення печаткою).
Погоджений всіма фахівцями проект договору готується для підписання.
4. Реєстрація
Всі підписані керівником договори передаються для реєстрації з присвоєнням договором відповідного номера.
Кожна сторона договору повинна після підписання присвоїти йому порядковий номер і забезпечити його внутрішню реєстрацію.
5. Облік і оперативне зберігання, видачу копій (оригіналів) договорів.
Договір, підписаний від імені кредитної організації, передається відповідальному виконавцю під розпис у аркуші для передачі.
6. Формування бази по документах.
7. Організація виконання договорів.
У внутрішньому нормативному документі повинен бути визначений перелік реєстраційних та установчих документів, які слід запросити в контрагента перед укладенням з ним угоди. Склад документів залежить від того, з ким кредитна організація має справу - це фізична особа або юридична, резидент або нерезидент Російської Федерації.
Всі необхідні про контрагента документи надаються відповідальним виконавцем разом з договором в договірний відділ, де вони і підлягають зберіганню.
8. Підготовка договорів до здачі в архів.
Договори, підписані уповноваженою особою організації, передаються працівниками договірного відділу відповідальному виконавцю, а договори, що мають підписи всіх сторін (як правило, це двосторонні угоди), залишаються в службі діловодства для оперативного зберігання.
Усі договори формуються у справи відповідно до номенклатури справ.
2.2 Дослідження технології документообігу установи банку на основі синтезу традиційних паперових і комп'ютерних технологій
. 2.1 Принципи організації роботи з документами, оформленими на паперових носіях інформації
Потік документів, що циркулює від початку їх створення до передачі в архів, є документообігом установи банку. Чітко організований документообіг забе...
