я проекту документа відповідно до встановлених правил;
· наявності засвідчують реквізитів.
Якщо документ відповідає даним критеріям, то його реєструють.
Таки чином, можна сказати, що етап «попередній розгляд, реєстрація та розподіл» виконується строго за Інструкцією з діловодства та не було помічено будь-яких помилок.
Керівник підрозділу розглядає надійшли документи:
· містять термінові доручення, а також надійшли для погодження (візування), - в першу чергу;
· надходять в підрозділ протягом робочого дня (з 10 до 17 годин), - у міру їх надходження;
· надійшли в підрозділ після 17 годин, - до 10:00 наступного робочого дня.
При перегляді документів, керівник ставить на них свою резолюцію, де вказує, кому відправити цей документ на виконання, терміни виконання і суть завдання. Якщо в резолюції вказується кілька виконавців, то працівник, чиє прізвище вказано першою, вважається відповідальним виконавцем. Саме він організовує роботу по виконанню документа всіма співробітниками, зазначеними в резолюції. У цьому випадку документ або передається відповідальному виконавцю, який у свою чергу, направляє його іншим виконавцям в певному порядку, або даний документ множиться і передається всім виконавцям одночасно.
Щоб документи не губилися, їх передають під розпис.
За підготовку проекту вихідного документа відповідає виконавець. Він координує дії інших виконавців, зазначених у резолюції.
Керівник, ознайомившись з проектом документа, може відразу засвідчити його своїм підписом, а може внести зауваження, поправки і передати його на доопрацювання. Тоді виконавець допрацьовує документ відповідно до «зауваженнями» знову збирає візи узгодження. Повернення проекту може повторюватися, і кожного разу виконавець повторює всю процедуру підготовки проекту документа від початку до кінця.
Виходячи з вищесказаного, можна зробити висновок, що даний технологічний етап виконується правильно і не містить будь-які помилки.
Робота з вихідними документами складається з таких етапів, як:
У процесі підготовки вихідного документа виконавець самостійно здійснює складання чернетки, підготовку проекту документа, його узгодження (візування). Він приносить секретарю проект документа, який вимагає проставлення необхідних засвідчують реквізитів (підписи, дати підписання, витікаючого реєстраційного індексу, при необхідності грифа затвердження, друку). Проект документа передається з усіма матеріалами, на підставі яких він готувався. Якщо до проекту документа було докладено зауваження керівника, вони обов'язково прикладаються до проекту.
Виходячи з вищесказаного, можна зробити висновок, що даний технологічний етап виконується правильно і не містить будь-які помилки.
Реєстрація вихідних документів схожа з реєстрацією вхідних. Також проставляється порядковий номер, однак, дата ставиться, коли документ був створений. На даному етапі також не було помічено будь-яких помилок.
Далі слід обробка отправляемой кореспонденції, вона включає:
· сортування;
· вкладення в конверти;
· адресування;
· здачу у відділення зв'язку (на пошту).
При прийомі документів на відправку, обов'язково перевіряється:
· правильність оформлення документів (наявність підпису, дати, реєстраційного індексу, відмітку про категорію відправлення);
· наявність додатків, зазначених у отправляемом документі, і відповідність кількості примірників кількості адресатів;
· правильність адресування, наявність номера запису, якщо документ вирушав по факсу.
Оформлення документів для відправлення поштою здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку (затв. постановою Уряду РФ від 14.04.2005 № 221).
Також існує можливість передачі документів по каналах ЕАСД. Необхідність відправки адресату додатково їх оригіналу на паперовому носії визначає керівник підрозділу, який підготував документ, виходячи з наявності в суспільстві та організації функціонуючих технічних і програмних засобів.
По каналах ЕАСД передаються, насамперед, документи термінового і оперативного характеру. Документи (кореспонденцію) відправляють, як правило, простим поштовим відправленням. У випадку, коли потрібно доставити документ терміново або отримати повідомлення про його отримання адресатом, виконавець повинен вказати відповідний вид відправки.
