суб'єкті ця служба має складаний структуру, до неї могут входити: Секретаріат; юридичний відділ; загальний відділ; експедиція, в якій віділяються групи опрацювання вхідної та віхідної кореспонденції, урядової пошто та доставки (кур'єрська група); обліково-довідкова частина, что займається реєстрацією, довідковою роботів; контрольно-інспекгорська група; бюро по роботі з пропозіціямі, заявивши та СКАРГА громадян; машинописного (диктофони-машинописний) бюро; копіювально-розмножувального служба; архів та шспекційно-методична група Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. У суб'єктах невеликого масштабу вместо структурних Підрозділів відповідну роботу будут Виконувати окремі особини. Номенклатура посад працівніків служби документаційного забезпечення управління візначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та СОЦІАЛЬНИХ харчування. Сюди віднесені керівнікі-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедіцією, інспектори, секретарі, стенографісткі, діловоді, Друкарка, експедитор, кур'єри, редактори та коректор. Слід пам'ятати для включення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, Який винен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства". Раціональна організація документаційного забезпечення ДІЯЛЬНОСТІ суб'єкта потребує достатньої кількості працівніків цієї служби. Основними факторами, Які візначають кількість та склад працівніків служби, є ОБСЯГИ документообігу (тоб кількість документів, что складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівніків суб'єкта та ступінь автоматізації и механізації опрацювання ІНФОРМАЦІЇ та документів. Основу раціональної організації будь-якої роботи, а такоже з документаційного забезпечення становіть чіткій Розподіл функцій та обов'язків между конкретними виконавцями. Чітке знання своих обов'язків підвіщує відповідальність шкірного працівника, дозволяє правильно розплануваті робочий день и віключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється Посадовими інструкціямі, в якіх Визначи его організаційно-правові положення в структурному підрозділі. Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного Довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного РОБОЧЕГО місця. Чім чіткіше буде розроблено посадова інструкція, тім легше організуваті Виконання конкретної роботи. У інструкції слід включать и методику роботи, тоб НЕ Тільки що робити, альо І як Виконувати ті або Інші види робіт. Індивідуальна посадова інструкція - ВАЖЛИВО та відповідальний документ, Який організаційно та методично візначає роботу співробітніка. Інструкція Складається з розділів: загальна частина, Функції, обов'язки, права, взаємовідносіні, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повінні буті чіткімі...
