одній робочій книзі Excel. Вони можуть бути організовані у вигляді:
В· бази даних;
В· списку;
В· таблиці;
В· діапазону комірок.
З точки зору організації даних дамо наступні визначення.
База даних - це спеціальним чином організовані початкові дані.
Список - спеціальним чином організовані вихідні й розрахункові дані.
Як бачимо з визначень, і база даних, і список повинні бути організовані спеціальним чином, тобто у відповідності з наступними правилами:
1) Верхній рядок повинен містити заголовки полів. Тема поля може розташовуватися тільки в одній комірці.
Дотримання цього правила необхідно для правильної роботи таких механізмів Excel, як "Сортування", "Форма даних", "Автофільтр", "Розширений фільтр", "Проміжні підсумки", "Зведена таблиця", "Майстер діаграм". p> 2) Діапазон осередків, що складають базу даних або список, повинен бути обмежений порожніми осередками або межами робочого місця. Тобто не допускається:
- наявність всередині бази даних або списку порожніх рядків або стовпців;
- примикання до бази даних або списку інших даних.
Дотримання цього правила дозволяє при роботі з механізмами "Проміжні підсумки" і "Зведена таблиця" отримувати автоматичне виділення всіх комірок, що складають базу даних або список.
На рис.2 і 3 представлені фрагменти бази даних та списку відповідно. У даному прикладі список відрізняється від бази тих же даних наявністю розрахункових показників "Приріст" та "Доля". br/>В
Рис.2. Приклад бази даних "Склад і динаміка основного капіталу
Таблиця - це вихідні та розрахункові дані спеціальним чином оформлені.
Спеціальне оформлення даних може бути пов'язано з введенням суміщених заголовків граф, рядки з номерами граф і графи "Номер по порядку", підніжжя таблиці, спецформатування даних, (вирівнювання, уявлення, виділення і т.д.).
Приклад таблиці з тими ж даними, що і в списку (рис.3) представлений на рис.4.
В
В В
Діапазон клітинок - сукупність суміжних осередків, розташованих в прямокутній області робочого листа, які містять будь-які дані.
Як правило, дані діапазону комірок в аналізі не використовуються.
Отже, організація даних всіх чотирьох типів внутрішніх джерел даних має такі загальні особливості: у рядку можуть розташовуватися різнорідні дані, а в стовпці (полі, графі) - тільки однорідні. Причому, тільки в діапазоні осередків ім'я поля або заголовок відсутня.
друге, для зберігання даних використовують організацію даних у вигляді бази даних, тому що зберігання розрахункових даних - це марнотратно.
третє, для аналізу можуть бути використані дані бази даних, списку і за рідкісним винятком таблиці.
четверте, для оформлення результатів аналізу дані представляють у вигляді таблиці, а для наочності в деяких випадках ілюструють їх за допомогою графіків і діаграм.
Оскільки база даних є окремим випадком списку, надалі будемо посилатися тільки на список.
1.2.2 Організація даних
Можливі два варіанти організації даних в Excel:
"один об'єкт" - "один запис"
"один об'єкт" - кілька записів "
Визначимо такі поняття.
Інформаційний об'єкт - це сукупність відомостей про об'єкт матеріального або нематеріального світу. Кожен об'єкт характеризується властивостями (реквізитами), які дозволяють виділити його з безлічі інших. Наприклад, об'єкт "Автомобіль" може мати реквізити: колір, вага, марка номер, прізвище власника.
Запис - рядок списку.
Первинний (головний) ключ списку - це поле або група полів, за допомогою яких можна однозначно ідентифікувати запис. Значення первинного ключа не повинно повторюватися у різних записів.
Для списку, представленого на рис.5, головним ключем є полі "Студент", оскільки значення його однозначно ідентифікують окрему запис списку. У цьому випадку один об'єкт описується одним записом. br/>В
Рис.5. Приклад списку типу "один об'єкт" - "одна запис "
В
Рис.6. Приклад списки типу "один об'єкт" - "Кілька записів"
У списку рис.6. головним ключем є група полів: "Студент" + "Предмет". Об'єкт - це студент і інформація і ньому. Кожному об'єкту (Студенту) в цьому випадку відповідає кілька записів: стільки, скільки предметів вивчав студент. У цьому випадку має місце тип організації списку "один об'єкт" - "Кілька записів". Слід зазначити, що цей список може бути оброблений по тому ж ключу, але в якості об'єкта обрані значення поля "Предмет". У цьому випадку кожному об'єкту буде відповідати стільки записів, скільки студентів вивчало конкретний предмет.
Додамо до списку рис.5 нове поле "Група" (мал. 7). У даному випадку головним ключем буде група полів: "Група" ...
