ачі, обробки, зберігання, захисту цілісності та секретності інформації та процесів видачі результатів розрахунків кінцевому користувачеві та ін
Схема руху документів представлена ??на малюнку 1.
Рисунок 1 - Схема документообігу
Застосування комп'ютеризації для здійснення документообігу дозволить суттєво скоротити час пошуку, обробки, введення документів.
Оперативний обмін інформацією між співробітниками і відділами організації дозволить скоротити час обробки інформації, уникнути дублювання, а також унеможливити втрату документів. Автоматизація не допустить помилок при перенесенні інформації і дасть можливість уникнути повторної обробки документів. В результаті автоматизації фахівці організації отримають наступні позитивні результати:
достовірність та оперативність інформації;
усунення дублювання інформації;
скорочення трудових і тимчасових витрат.
2. Постановка завдання проектування АІС в інспекції
2.1 Мета і призначення створення АІС документообігу
Завданням автоматизації є створення системи електронного документообігу в інспекції.
Автоматизація документообігу є засобом оптимізації внутрішніх процесів організації. Саме автоматизація документообігу дасть нові можливості організації щодо прискорення роботи, дозволить більш ефективно приймати як оперативні, так і стратегічні рішення.
На даний момент без системи автоматизованого документообігу:
губляться документи;
накопичується безліч документів, призначення і джерело яких неясні;
документи та інформація, що міститься в них, потрапляє в чужі руки;
витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;
створюється кілька копій одного і того ж документа - на папір і копіювання документів витрачатися чимало коштів;
на підготовку і узгодження документів витрачається багато часу.
Створення системи електронного документообігу дозволить вирішити всі перераховані вище проблеми, а також дозволить:
- забезпечити злагоджену роботу всіх підрозділів;
спростити роботу з документами, підвищити її ефективність;
підвищити продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки та пошуку документів;
підвищити оперативність доступу до інформації;
розмежувати права доступу співробітників до інформації.
Основні цілі автоматизації документообігу полягають в наступному:
забезпечити користувачів повними, своєчасними і достовірними даними, необхідними для виконання службових обов'язків, а саме оперативний пошук та надання відповідних запиту користувача документів;
забезпечити доступ до документальних даними за прийнятний час.
забезпечити зберігання документів в єдиній базі даних.
забезпечити швидкий пошук документів по базі. Створення пошукової...
