ся на диктофон;
· коли засідання носить оперативний характер і важливо зафіксувати прийняте рішення без деталізації ходу обговорення.
За короткому протоколу неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини, тобто управлінського рішення.
Повний протокол дозволяє документувати докладну картину того, що відбувається, передає зміст доповідей і виступів учасників засідання, всі висловлені думки, які прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції.
Термін підготовки протоколу за загальним правилом не повинен перевищувати 5 днів. Конкретну дату готовності протоколу може призначити керівник, який вів нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Термін оформлення протоколу також може бути встановлений у регламенті роботи колегіального органу.
Але деякими документами для певних різновидів протоколів встановлені свої чіткі терміни. Наприклад, закон «Про акціонерні товариства» наказує акціонерним товариствам протокол засідання Ради директорів оформляти 3 дня, а на оформлення такого складного документа, як протокол загальних зборів акціонерів, відводить цілих 15 днів.
Рішення, прийняті на нараді, доводяться до співробітників або у вигляді розсилки копій всього протоколу, або виписок постановляючій частині. У невеликих організаціях ознайомлення співробітників з прийнятими рішеннями іноді організують під розпис, для чого до протоколу складають лист ознайомлення.
Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад, рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.
Висновок
Підводячи підсумок вищесказаного, хотілося б ще раз звернути увагу на основні положення підготовки та проведення ділових нарад.
У підприємницькій практиці широко поширені особливі форми ведення ділових розмов - ділові наради, які представляють собою спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших проблем.
Якщо така нарада визнається доцільним, воно ретельно готується. У найбільш загальному вигляді підготовка до проведення наради включає наступні дії: визначення тематики, формування порядку денного, визначення завдань наради і його загальної тривалості, дати і часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи; підготовка керівника, підготовка доповіді та проекту рішення, попередня підготовка учасників і приміщення. У процесі ділової наради дуже важливо контролювати його хід.
Для цього керівнику необхідно: залишатися на нейтральних позиціях; постійно підтримувати розмову; негайно вживати заходів до усунення напруги, обумовленого емоціями; вислуховувати всіх опонентів і прагнути знайти точки дотику інтересів; нетерпимо відноситься до відхилень від теми; частіше підводити проміжні підсумки, щоб продемонструвати учасникам, як близькі вони до мети; економити час.
Проводячи нараду, слід дотримуватися загальних правил ведення спору:
чітко розмежовувати, з яких питань сперечатися можна і від обговорення яких краще відмовитися;
намагатися так заперечувати, щоб не викликати неприязні і роздратування співрозмовника;
<...
