ати призначенню документа і будуватися відповідно до сучасних вимог, що пред'являються до документів [35].
Розділами Табеля можуть бути найменування управлінських функцій і завдань, що реалізуються в діяльності відділу. Рекомендується побудова Табеля за функціональною ознакою, так як воно виключає необхідність коригування всього Табеля при зміні структури відділу [36].
Можливі варіанти, коли альбом уніфікованих форм документів розробляється як додаток до інструкції з діловодства організації або як самостійний документ [37].
Мета розробки альбому уніфікованих форм документів відділу - регламентація форми і змісту документів, що використовуються в діяльності відділу.
Етапи розробки альбому уніфікованих форм документів:
- визначення призначення альбому;
- визначення структури альбому і складу документів, що включаються в альбом, якщо альбом розробляється як самостійний документ - структура альбому самостійна; якщо альбом являє собою додаток до інструкції з діловодства організації - його структура повинна бути пов'язана з розділами інструкції; якщо альбом розробляється паралельно з табелем - структура альбому повинна відображати структуру табеля уніфікованих форм документів;
- класифікація документів відповідно до обраної структурою;
- розподіл форм документів на вже уніфіковані і нужденні в уніфікації;
- уніфікація форм документів (розробка УФД та збір УФД);
- формування альбому уніфікованих форм;
- розробка методичних матеріалів з ведення альбому;
- узгодження альбому з табелем, із зацікавленими посадовими особами та структурними підрозділами;
- редагування і посвідчення (підпис, затвердження) [38].
Розробка альбому уніфікованих форм документів відділу припускає метод уніфікації форм документів. Уніфікація форм документів полягає в:
- визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління;
- встановлення оптимального набору реквізитів і показників для кожної форми документа, виключення дублюючих і невикористовуваних показників;
- встановлення порядку розташування та оформлення реквізитів;
- уніфікації тексту документа [39].
Розробка уніфікованих форм документів включає наступні етапи:
- формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів з управлінських функцій і завданням (відповідно до табеля уніфікованих форм документів відділу);
- аналіз документів та узагальнення результатів аналізу;
- розробка еталонних зразків уніфікованих форм і формування альбому уніфікованих форм документів відділу [40].
Уніфікації можуть піддаватися всі створювані у відділі види та різновиди документів, незалежно від частоти їх повторюваності. Для розробки уніфікованих форм документів використовуються зразки документів, що зберігаються в архіві Управління, і карти документів, отримані в процесі підготовки табеля уніфікованих форм документів відділу, при цьому для кожної типовий ситуації має бути відібрано не менше 3-5 зразків документів. Збільшення кількості вихідних зразків документів підвищує надійність розроблюваної уніфікованої форми.
Склад реквізитів уніфікованих форм документів і послідовність їх розміщення на бланку повинні відповідати вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
В основі розробки уніфікованих текстів документів лежить метод виділення постійної і змінної інформації. Постійна інформація - повторювана, спільна для всіх документів уніфікуючих сукупності, змінна інформація, індивідуальна для кожного конкретного документа. У уніфікованою формою документа фіксується постійна інформація, зміннавноситься при складанні документа у відведені для цього поля [41].
Формою представлення уніфікованого тексту може бути: трафарет, таблиця, анкета. В одному тексті допускається поєднувати різні форми подання, наприклад, текст у формі трафарету і таблиці та ін.
Трафарет - форма представлення граматично зв'язного тексту, що містить постійну інформацію і прогалини, призначені для заповнення їх змінною інформацією.
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, що є характеристикою ряду об'єктів за певним набором ознак. Таблиці використовуються, як правило, для представлення інформації, що є результатом аналізу...
