паузу, давши час представитися абоненту. Потім, відповівши на привітання словами В«Добрий деньВ», В«ЗдрастуйтеВ», з'ясувати питання, по якому дзвонить абонент. p> Секретарю важливо мати чітке уявлення про те, коли і з яких питань з'єднувати з керівником. Приймаючи телефонний виклик, секретар повинен, назвавши організацію і себе, в коректній формі з'ясувати, з якого питання дзвонить абонент, хто він, оцінити терміновість розмови. Знаючи розподіл посадових обов'язків серед співробітників, секретар може правильно переадресувати виклик працівникові, компетентному в рішенні поставленого питання.
У тому випадку, коли секретар переадресує телефонний виклик іншому співробітникові, абоненту слід назвати прізвище, ім'я, батькові цього співробітника, його посаду та телефон.
Якщо виникає необхідність для відповіді абоненту навести довідку і відійти від телефону для пошуку відповідної інформації, потрібно попередити про це абонента. Якщо знайти потрібну інформацію не виявилося можливим, слід назвати абоненту точний час, коли він може передзвонити.
Неприпустимо класти трубку, даючи зрозуміти абоненту, що ви зайняті, щоб абонент більше не дзвонив. Такий В«прийомВ» свідчить про низьку культуру секретаря. Правильним буде відповісти: В«Вибачте, йде нарада. Зателефонуйте, будь ласка, через 20 хвилин В». p> Жоден телефонний виклик не повинен проходити до керівнику, минаючи секретаря (за винятком обумовлених випадків). Перед тим як з'єднати керівника з абонентом, секретар повинен назвати йому абонента, його посаду та організацію, прізвище, ім'я, по батькові та питання, за яким той дзвонить. Якщо секретар вів запис попередньої бесіди, то можна покласти її перед керівником або викласти усно суть питання.
У тих випадках, коли дзвонить секретар, потрібно дотримуватися наступного:
Підготувати всі необхідні документи, які можуть знадобитися по ходу розмови. Уточнити прізвище, ім'я, по батькові, посаду потрібного абонента, щоб уникнути спотворення.
Набравши номер абонента і отримавши відповідь, слід назвати себе і прізвище потрібного вам співробітника. Якщо ж цими даними секретар не розташовує, слід попросити до телефону співробітника, що займається відповідним питанням.
Під час міжміської телефонної розмови потрібно назвати місто, з якого ви дзвоните, потім себе, посаду свого керівника та найменування установи.
Після взаємних уявлень слід викласти причину, що викликала необхідність розмови. Почати його можна словами: В«Мені доручено ... В»,В« Ми змушені звернутися В», а потім викласти суть питання.
Якщо розмова повинна вести керівник, телефон перемикається на його апарат.
При передачі телефонограми після подання кажуть: В«Прийміть телефонограмуВ» - і дають час співрозмовнику підготувати всі необхідне для запису.
Заключні слова телефонних переговорів залежать від їх результату. Відповідно до правил хорошого тону по завершенні телефо...
