Введення
Відділ загсу Кіровського міського виконавчого комітету утворений в 2004 році. Відділ очолює керівник, який призначається на посаду та звільняє з неї начальник Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського, Севастопольського міського управління юстиції за поданням начальника районного, районного у місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції за дотриманням вимог ст. 10 Закону України «Про органи реєстрації актів громадянського стану». Також у відділі працюють два головних спеціаліста з реєстрації актів цивільного стану, чотири провідних спеціаліста та три оператора комп'ютерного набору актів цивільного стану.
За минулий звітний рік даною організацією були проведені такі обсяги робіт:
- реєстрація народження (близько 1200 актових записів);
реєстрація смертей (близько 2000 актових записів);
реєстрація шлюбів (близько 600 актових записів, з них 350 урочистих обрядів);
реєстрація розірвання шлюбів (близько 400 актових записів).
В організації знаходиться відомчий архів по зберіганню книг актів громадянського стану з 1937 року по теперішній час. Також в архіві на зберіганні знаходяться справи з розірвання шлюбів, зміни імені, доповнення актових записів, встановлення батьківства. Термін зберігання цих справ від 20 до 30 років (тривалий). Заяви на укладення шлюбів, видачі витягів з актів цивільного стану, видачі повторних свідоцтв знаходяться на тимчасовому зберіганні (до 10 років).
До комп'ютерних інформаційних систем можна віднести - програму державної реєстрації актів цивільного стану громадян (ГРАГС), в якій реєстрація проводиться з 2009 року. Архівні дані вводяться паралельно первинній реєстрації. До корпоративних інформаційних систем можна віднести корпоративну електронну пошту, за допомогою якої можуть обмінюватися інформацією РАЦСи Донецька і Донецької області.
До програми ГРАГС мають доступ виключно співробітники РАЦСів, за допомогою іменних ключів і паролів. Співробітники можуть, після внесення актового запису в програму, сформувати і випустити свідоцтво або виписку. Ці документи використовуються громадянами у повсякденному житті (пред'явлення в різних інстанціях, виїзду за кордон).
Матеріально-технічна база відділу відповідає сучасним вимогам для оперативного та якісного обслуговування громадян. Є 10 комп'ютерів, 2 ксерокса, факс-модем, внутрішня телефонна мережа, 3 спеціалізовані комп'ютерні програми.
Реєстрація актів цивільного стану проводиться в двох окремо стоять приміщеннях: реєстрація укладання шлюбу, народження дитини - у Палаці цивільних обрядів, а реєстрація смерті - у приміщенні Центру ритуальних послуг.
Для зручності відвідувачів відділ загсу працює за змінним графіком. Щодня прийом громадян ведеться з 8.00 до 18.00 і 1 раз на тиждень з 8.00 до 20.00. За бажанням молодят урочиста реєстрація укладання шлюбу може проводитися по неділях. Одна з нових форм роботи відділу загсу: проведення попереднього запису для призначення урочистої реєстрації укладення шлюбу, під час якої молоді люди отримують інформацію про можливість укладення шлюбного договору; про те, що вони мають п...
