ного набору. Всі запити Access будує на основі SQL - запитів, щоб подивитися їх, необхідно в активному вікні проектування запиту виконати команду Вид/SQL.
Для створення запиту активізуємо вікно бази даних. Після цього клацнемо по Запит і кнопці Створити raquo ;. У діалоговому вікні Створення запиту виберіть кнопку Конструктор raquo ;. Access відкриє діалогове вікно Додавання таблиці raquo ;, що дозволяє вибрати базові таблиці і запити для створюваного запиту. Виберіть таблиці Постачальник і Магазин raquo ;, натискаючи кнопку Додати raquo ;, після чого закрийте це вікно кнопкою Закрити .
Вікно конструктора запитів складається з двох частин: верхня містить списки полів вибраних таблиць, а нижня - бланк QBE для створення запиту. Кожен стовпець бланка описує одне поле, яка бере участь у запиті.
Включення поля в запит проводиться перетягуванням його зі списку полів таблиць (розташованого у верхній частині екрану) в потрібний стовпець бланка QBE за допомогою мишки. Включення всіх полів таблиці відбувається перетягуванням символу * raquo ;, що знаходиться вгорі списку полів даної таблиці у верхній частині екрана.
Малюнок 5.15 «Створення запиту з параметром»
Зустрічаються завдання, в яких параметри запитів заздалегідь невідомі, або є необхідність в їх зміну. Для цього в Access передбачена можливість введення параметрів запитів безпосередньо перед їх виконанням. Щоб встановити введення параметра замість конкретного значення, у рядку Умова відбору вводяться ім'я або фраза, укладені в квадратні дужки. Все, введене в квадратних дужках Access розглядає як ім'я параметра, і виводиться в діалоговому вікні запиту як коментар в запроваджуваному параметру. У запиті можна використовувати кілька параметрів, але з унікальними іменами.
Створимо запит, що виводить дані співробітника за його номером договору. За основу візьмемо таблицю «Співробітники». Виберемо в бланк виведення пункт Номер договору raquo ;, що виводить всі поля таблиці Співробітники. Введемо ще раз опис поля Номер договору, скинемо для нього прапорець виводу на екран, і в рядку Умова відбору" цього поля введемо вираз: [Введіть код співробітника].
Збережемо отриманий запит як Перегляд співробітників за кодом raquo ;. Виконавши запуск запиту, ми побачимо діалогове вікно, що запрошує назва товару.
Малюнок 5.16 «Пошук по товару»
. 4 Створення звітів
Звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку чи файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.
При друку таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтітулов.Access відображає у звіті дані із запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
конструктор;
майстер звітів;
автозвіт: у стовпець;
автозвіт: стрічковий;
майстер діаграм;
поштові наклейки.
Майстер дозволяє створювати звіти з угрупованням записів і являє собою найпростіший спосіб створення звітів. Він поміщає обрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автоотчет, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.
Для створення автоотчети необхідно виконати наступні дії:
у вікні бази даних клацнути на вкладці Звіти і потім клацнути на кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт;
виділити в списку пункт Автоотчет: у стовпець або Автоотчет: стрічковий;
у полі джерела даних натиснути на стрільці і вибрати в якості джерела даних таблицю або запит;
клацнути на кнопці ОК;
майстер автозвіта створює автозвіт в стовпець або стрічковий (за вибором користувача), і відкриває його в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як виглядатиме звіт у роздрукованому вигляді;
в меню Файл клацнути на команді Зберегти. У вікні Збереження в по...
