наприклад, документи, які мають фінансовий аспект передаються для виконання головному бухгалтеру, договори, контракти - для узгодження та розгляду - юрисконсульту організації. Документи, що містять кадрові питання - начальнику відділу кадрів. Одночасно з передачею документів для виконання, секретар фіксує зміст резолюцій в журналі вхідних документів і веде контроль виконання документів у строк, зазначений резолюцією генерального директора. Після виконання документа, виконавець візує його з датою виконання, і документ повертається в секретаріат з позначкою «Виконано. У Дело », після чого він підшивається в папку виконаних документів.
Вихідні документи також спочатку реєструються в журналі вихідних документів, де їм присвоюється порядковий номер, дата та адресу, куди прямує даний документ.
Останнім часом система документообігу в суді зазнає істотну модернізацію. Все частіше, поряд з традиційною системою документообігу, застосуються електронна. Це дозволяє найбільш оперативно працювати з клієнтами та замовниками.
Повсюдна комп'ютеризація призвела до того, що все частіше електронні документи замінюють паперові. На жаль, цей перехід, крім більшої зручності при створенні документів і невеликої економії витратних матеріалів (тонера і папери), нічого не дає. І тому все частіше для підвищення якості роботи з документами підприємства використовують спеціальні комплексні інформаційні системи. Це дозволяє не тільки автоматизувати традиційне діловодство, а й вийти на більш високий рівень управління організацією та підвищити її корпоративну культуру. І, отже, отримати додаткові конкурентні переваги для досягнення поставлених цілей і успіху у зовнішньому середовищі. Звернувшись, все до тієї ж аналогії документообігу як кровоносної системи, систему електронного документообігу по праву можна назвати серцем бізнесу.
В даний час договір складається переважно в письмовій формі шляхом складання одного документа. При підписанні договору необхідно переконатися, що представник контрагента має юридичне право і повноваження на підписання документа. Тому необхідно перевірити повноваження представника. Як показує практика, нерідко недобросовісні партнери, не бажаючи виконувати свої зобов'язання за договором (наприклад, оплачувати) і нести відповідальність, оголошують про те, що особа, яка підписала договір, відповідних повноважень не мало (один із способів шахрайства). Найчастіше без довіреності має право діяти директор організації. У цьому зв'язку необхідно ознайомитися з наказом про його призначення або з протоколом зборів засновників. У суді Договори і Контракти підписує безпосередньо голова суду. Відповідно до п. 2 ст. 434 ГК РФ договір у письмовій формі може бути укладений також шляхом обміну документами електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором. При цьому не можна не враховувати швидкий розвиток обчислювальної техніки і телекомунікаційних технологій (в першу чергу пов'язаних із глобальними інформаційними мережами - Інтернетом та ін.), Що дозволяють здійснювати операції в електронній формі. 10 січня 2002р. був прийнятий Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис», що забезпечує правові умови використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.
Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису та дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворень інформації в електронному документі. Електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
) сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного цифрового підпису, не втратив силу (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
) підтверджена справжністю електронного цифрового підпису в електронному документі;
) електронний цифровий підпис використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.
) При цьому електронний документ з електронним цифровим підписом має юридичне значення при здійсненні відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису.
В недалекому майбутньому укладення договору буде можливо в електронній формі, який матиме таку ж юридичну силу, як і письмовий документ. Для цього він...
