Для редагування даних про організації-клієнтах, МТР, видах МТР, відповідальних особах, напрями роботи відповідальних осіб, інформації про організацію (малюнки Б.2 - Б.5) слід вибрати відповідний пункт меню «Довідники» головного меню програми. Далі принципи роботи з будь-який з цих форм однакові і відповідають описаному нижче.
Додавання, видалення або збереження даних на всіх формах проводиться за допомогою відповідних кнопок на формах, забезпечених спливаючими підказками. Для додавання нового запису слід натиснути кнопку «+», після чого з'явиться нова порожній рядок у таблиці даних на формі. Для зміни даних слід вибрати необхідний рядок в таблиці і ввести в неї нові значення полів. Після додавання або зміни слід натиснути кнопку з дискетою для збереження введених даних, або кнопку «х» для видалення введених даних. Для видалення обраної в таблиці на формі запису слід натиснути кнопку «х».
Для того щоб роздрукувати дані на формі, слід натиснути кнопку із зображенням принтера (за її наявності), після чого на екрані з'явиться сформований звіт у форматі MS Excel (малюнки В.1 - В.10), який можна або просто переглянути, або відправити на друк.
Дані на головній формі можна відфільтрувати за різними критеріями (діапазон дат, клієнт), вибирати які можна, виділяючи їх галкою.
Для реєстрації нового замовлення на головній формі в верхній таблиці слід внести всі необхідні дані. Після цього в нижніх таблицях головної форми слід внести перелік виконуваних в рамках замовлення робіт із зазначенням дат початку і закінчення, а також перелік необхідних у рамках виконання цих робіт МТР. При внесенні даних вид МТР вибирається при натисканні кнопки «...» в таблиці даних, після чого з'являється форма «МТР (запчастини та витратні матеріали)» (рисунок Б.3). Після вибору номера на даній формі слід натиснути кнопку «Додати до замовлення», після чого відбудеться повернення до головної формі.
До будь-якого замовлення можна сформувати і роздрукувати договір, додаток до договору (перелік робіт і МТР), акт здачі-приймання, рахунок, рахунок-фактуру.
Для отримання статистичної інформації в графічному вигляді призначена форма «Статистика» (малюнки Б.6 - Б.9), що викликається з однойменного пункту меню «Друк» головної форми. Для довільного діапазону дат на формі відображаються діаграми за даними, збереженим в базі даних.
3.6 Вхідні і вихідні дані
Вхідними для системи є: дані про організації-клієнтах, МТР, видах МТР, відповідальних особах, напрями роботи відповідальних осіб, інформація про організацію.
Вихідними даними для системи є:
- прайс-лист на запчастини і витратні матеріали;
- договір на обслуговування та обслуговування обладнання;
- наряд на виконання робіт;
- акт здачі-приймання робіт;
- дефектна відомість;
- рахунок і рахунок-фактура, що виставляються клієнту;
- виконані роботи за період;
- формування статистичних діаграм:
- потреба в МТР (матеріально-технічних ресурсах) за період;
- статистика витрати МТР за період;
...
