Цього можна досягти в даний час тільки за допомогою засобів і методів автоматизації інформаційних потоків.
Інформаційний потік - інформація, що розглядається в процесі її руху в просторі та часі в певному напрямку.
Потоки інформації можуть формуватися:
· як мовна передача інформації;
· як передача інформації у вигляді звичайних документів з ручною доставкою;
· з використанням технічних засобів ручного введення;
· з автоматичним введенням повідомлень
Потік інформації розглядається як сукупність двох понять - схеми та елементів потоку.
Схема потоку інформації задається вказівкою відносини входження щодо кожного елемента потоку.
Елементами потоку можуть бути документи, елементи документів (показники, реквізити), оператори (люди, пристрої, підрозділу). Оператори можуть бути джерелами і споживачами.
Мета автоматизації різноманітних потоків інформації - вдосконалення існуючого документообігу, форм документів, скорочення їх числа і копій, оптимізація маршрутів руху документів та алгоритму їх формування. Одна з основних завдань полягає у розробці та впровадженні засобів і методів використання обчислювальної техніки для перекладу документообігу з паперової форми в електронну. Сучасні мережеві інформаційні технології дозволяють вирішити цю задачу. Всі банки світу вже пов'язані мережевими електронними мережами, і фінансові документи циркулюють в основному в електронному вигляді. Поступово виходять з обігу паперові акції підприємств та інші цінні папери. Їх замінюють електронні депозитарії, тобто бази даних (БД), в яких відомості про акціонерів зберігаються у вигляді записів. Порівняно недавно з'явилися електронні гроші - це теж записи БД. Рух електронних грошей відбувається по безпаперовій технології шляхом переносу даних з одних записів в інші. В якості електронних грошей служать пластикові картки, що містять відомості про власника електронного рахунку на магнітній смузі, або смарт-карти, які записують на мікросхему, вбудовану в цю карту. За безпаперової технології сьогодні працюють більшість засобів масової інформації. Всі етапи підготовки газет, реклами, книг проводяться на комп'ютері за допомогою автоматизованих видавничих систем. Так само і на підприємстві ВАТ «Мобільні ТелеСистеми» більшість інформації циркулює в електронному вигляді.
Звичайно, електронний документ зручніше для користувача, ніж його друкована версія. Це аксіома. Але в той же час аксіомою є твердження, що електронний документ більш вразливий і більше схильний до ризику бути викраденим або знищеним.
Розглянути схему інформаційних потоків досліджуваного підприємства можна на схемі (Додаток А).
.3 Інформація, що циркулює на підприємстві
Як правило, всю інформацію, яка циркулює всередині організації, можна розділити на дві частини - відкриту та конфіденційну. Конфіденційна - у свою чергу поділяється на інформацію обмеженого доступу і таємну. Сукупність інформації однієї категорії може утворювати інформацію підвищеної категорії секретності. Іншими словами, певна сукупність відкритої інформації може містити в собі конфіденційну.
Припустимо, в нашій компані...
