уку і класифікації документів; можна також знайти автора документа і з'ясувати, хто вносив в документ зміни і які. Метадані дозволяють відображати виправлення і видаляти їх, якщо потрібно відновити початковий вигляд документа. p align="justify"> Іноді відомості про авторство і редагуванні документа можуть мати конфіденційний характер. Проблеми можуть виникнути в ситуаціях, коли автори документа, забуваючи або взагалі не знаючи про наявність в документі метаданих, поширюють цю інформацію всупереч своїм бажанням. Тому не слід забувати про наявність метаданих і видаляти перед розповсюдженням документа всі секретні відомості. Додатки Word, PowerPoint і Excel дозволяють видалити з файлу всю подібну інформацію. Дана операція виконується окремо для кожного файлу. p align="justify"> У додатку Word передбачена можливість задати висновок на екран попередження про наявність у файлі метаданих (включаючи виправлення та примітки) перед збереженням, печаткою та відправкою файлу електронною поштою. При спробі зберегти документ, що містить виправлення або коментарі буде спливати відповідне нагадування. Це попередження носить характер ради і якщо метадані дійсно потрібно видалити, то користувач повинен зробити це самостійно. br/>
.2 Відновлення даних за допомогою AutoRecovery
Дану функцію можна віднести до функцій безпеки, оскільки вона допомагає запобігти втраті даних. Якщо в додатку пакету Office відбувається збій, і воно перестає відповідати, то відмовила програму можна закрити контрольованим користувачем чином: для цього слід скористатися засобом Microsoft Office Application Recovery розташованим в групі програм Microsoft Office Tools. У результаті буде викликана панель Microsoft Office Application Recovery, яка дає доступ до пунктів Restart Application Recovery і End Application Recovery. p align="justify"> Файли, з якими працювало додаток, перевіряються на наявність помилок, а потім, коли це можливо, наявна в них інформація відновлюється.
Додатково захистити свої файли можна за допомогою функції регулярного збереження тимчасової копії файлу, з яким ведеться робота. Щоб була можливість відновити результати роботи після збою живлення або інших збоїв, потрібно включити функцію автозбереження до виникнення збою. Типово збереження виконується через кожні 10 хв. Але цей інтервал можна змінити. br/>
2.3 Технологія Information Rights Management (IRM)
Користувачі Microsoft Office 2003 мають більш гнучкі можливості управління доступом до створюваних документів. Витік конфіденційних даних за межі організації значною мірою залежить від необережності користувачів. Технологія IRM дозволяє обмежити пересилку, вставку, друк та інші несанкціоновані дії над даними шляхом їх заборони в IRM-захищених документах і повідомленнях електронної пошти. IRM дозволяє визначати коло осіб, які мають право на перегляд і зміну документа, блокувати...
