идачі в організації готівки під звіт встановлює керівник.
Працівник, який отримав підзвітну суму, має за неї відзвітувати, представивши в бухгалтерію авансовий звіт (з додатком документів, що підтверджують витрати).
При цьому організація може видавати кошти підзвітним особам на такі цілі: на господарські потреби; на витрати на відрядження; на оплату представницьких витрат.
До витрат на господарські потреби відносять витрати з придбання в роздрібній торговельній мережі канцелярських або господарського приладдя, матеріалів, бензину на АЗС, оплаті дрібного ремонту тощо
Відрядні витрати виникають внаслідок оплати витрат працівнику підприємства, направленого у відрядження. Відрядження - це поїздка працівника в іншу місцевість для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за розпорядженням роботодавця. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер, відрядженнями не визнаються. p> У відрядження може бути направлений тільки штатний працівник організації, з яким укладено трудовий договір. Поїздка в іншу місцевість працівника, з яким укладено цивільно-правовий договір (наприклад, договір підряду або доручення), відрядженням не рахується. p> Відповідно до чинного законодавства відрядженому працівникові оплачуються: витрати по найму житлового приміщення; витрати по проїзду до місця відрядження і назад; добові; інші витрати (наприклад, оплата послуг зв'язку або пошти). На оплату таких витрат працівникові перед його від'їздом у відрядження видається аванс. p> Представницькі витрати - це витрати організації з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь у переговорах для встановлення і підтримки співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації.
Повний перелік представницьких витрат наведено у статті 264 НК РФ. p> Згідно з цією статтею, до представницьких витрат відносяться витрати: з проведення офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері чи іншого аналогічного заходу) представників інших організацій; по транспортному забезпеченню представників інших організацій, пов'язаному з їх доставкою до місця проведення зустрічі і назад; по буфетне обслуговування осіб, що беруть участь у зустрічі під час переговорів; з оплати послуг перекладачів, які не перебувають в штаті організації.
Цей перелік є вичерпним. Тому витрати на організацію розваг і відпочинку, оплату віз, а також на оплату проживання учасників переговорів представницькими витратами не є. p> Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 В«Розрахунки з підзвітними особамиВ». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству або суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт кошти на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані в касу за прибутковими...
