Для участі в тендері претендент повинен подати такі документи (відомості про організацію):
заявку на участь у тендері (спочатку копія заявки для реєстрації направляється факсом, із зазначенням структурного підрозділу, який розмістив повідомлення про проведення тендера);
копія свідоцтва про взяття на облік в податковому органі;
копія виписки із Статуту: найменування, адреса, виконавчий орган і його права;
копія рішення про призначення виконавчого органу;
копія ліцензії (при необхідності);
копію сертифіката стандарту якості ISO 9001 (якщо є);
конкурсну пропозицію (копія разом із заявкою по факсу).
Конкурсне Пропозиція складається з двох частин:
Технічна частина:
У технічному пропозиції повинна міститися вичерпна інформація про товар (виконуваних роботах, послугах), про якість продукції (відповідності ГОСТ, ТУ, СПІП та інших характеристикам); відсутність будь-якої інформації з перерахованих питань буде розцінюватися як невиконання вимог технічних умов.
Комерційна частина:
Комерційна частина пропозиції повинна містити відомості про ціну предмета тендеру з обов'язковим зазначенням загальної вартості. Тут вказуються також умови оплати (розрахунків) і можливі знижки; обсяги і терміни поставок (виконуваних робіт, надання послуг); умови поставки (виконання робіт, надання послуг), віднесення витрат з доставки товару.
Тендерні комісії при прийнятті рішення керуються такими критеріями:
ціна товару (робіт, послуг) та умови оплати (передоплата, відстрочка);
якість товару (робіт, послуг);
забезпеченість підприємства технічними засобами;
наявність власних розробників та дослідницької бази у підприємства;
фінансовий стан підприємства [20, c.12].
Конкурсні пропозиції мають бути дійсні протягом 30 днів після дати проведення тендеру.
Всі представлені конкурсні пропозиції і включені в них документи після їх розгляду не повертаються Учасникам тендеру. Учасники тендеру, що отримали тендерну документацію повинні поводитися з нею як з конфіденційним документом і не мають права розголошувати інформацію, що стосується тендера, якій третій стороні без отримання на це попередньої письмової згоди Організатора тендеру. Організатор проставлять за собою право вибрати переможцем будь-якого Учасника тендеру, в тому числі, і у випадку якщо запропонована учасником ціна вища, ніж у інших учасників тендеру, а так само відхилити будь Конкурсна пропозиція, або всі Конкурсні пропозиції без пояснення учасникам тендера причин такого рішення. У разі якщо найнижча ціна предмета тендеру, запропонована Учасниками тендера, перевищує розрахункову вартість Організатора, Організатор буде вправі відхилити всі Конкурсні пропозиції та провести повторний тендер.
