сторінці обкладинки справи (листи тощо) штамп, де вказується дата надходження матеріалу до суду , реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідної кореспонденції.
Якщо при розтині пакетів буде виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт, один примірник якого надсилається відправнику, а другий долучається до отриманих документів і передається разом з ними на розгляд виконавцю.
Конверти від надійшли поштою позовних заяв, подань, касаційних або приватних скарг, виконавчих документів повинні бути збережені і прикладені до надісланих документів. Надійшли до суду справи, матеріали та інші документи, в тому числі надіслані електронною поштою, факсом, а також телеграми реєструються в журналі обліку вхідної кореспонденції. Справи про адміністративні правопорушення, що надійшли до суду одночасно з доставкою правопорушників, до їх розгляду також підлягають попередньої реєстрації у відділі діловодства суду. Для реєстрації окремих видів надходить кореспонденції (виконавчі документи, доручення інших судів) до журналу обліку вхідної кореспонденції можуть бути внесені додаткові графи (наприклад, для відміток про виконання). При великому обсязі надходить поштою кореспонденції реєстрація може здійснюватися у кількох журналах за видами: виконавчі документи, кореспонденція по кримінальних, цивільних справах, інша кореспонденція і т.д.
Не підлягають реєстрації, а передаються з відміткою про час одержання їх судом для прилучення до справ:
а) судові повістки, повернуті суду за незнаходженням адресата;
б) розписки в отриманні копій обвинувальних висновків, судових повісток, позовних заяв.
Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня вся надійшла кореспонденція передається за призначенням для розгляду.
Цивільні справи, а також матеріали, повернуті у зв'язку з відміною або зміною рішень, або з приватними визначеннями вищестоящих судів, матеріали з питань судового контролю за законністю дій органів попереднього слідства та дізнання; скарги на відмову у прийнятті повідомлень про скоєні злочини, листи, заяви, скарги непроцесуального характеру та інші матеріали передаються голові суду.
Для обліку справ і матеріалів, призначених до розгляду в судовому засіданні, у відділі діловодства суду ведуться журнали.
Позовні заяви та інші матеріали, прийняті на особистому прийомі, не пізніше наступного робочого дня здаються у відділ діловодства для обліку в журналі вхідної кореспонденції, після реєстрації з присвоєнням відповідного реєстраційного номера і дати надходження повертаються судді для розгляду.
Особа, яка подає позовну заяву та інші матеріали на особистому прийомі, може представити додаткову копію вищевказаного документа, на якій на його прохання ставиться дата і зазначається прізвище особи, яка прийняла документи, після чого копія повертається заявнику.
При відправці за призначенням судових справ та інших документів, у тому числі при направленні електронною поштою, факсимільним зв'язком, реєстрація яких проводиться в журналі форми № 1-а інструкції (додаток № 2), вихідний номер на супровідних листах повинен відповідати номеру справи (матеріалу) або номером того наряду, в якому ця переписка повинна зберігатися.
Справи, матеріали направляються замовними бандеролями, а позовні матеріали, виконавчі документи - рекомендованими листами або направляються кур'єрами. На рекомендовані бандеролі і листи складається опис (форма № 3), окремо на бандеролі і на листи. Опис залишається в суді і підшивається в хронологічному порядку в наряд № 21. p align="justify"> Справи, матеріали та кореспонденція, що направляються адресатам з кур'єрами, записуються в розносну книгу для кореспонденції (форма № 4) і здаються одержувачам під розписку в цій книзі.
Реєстрація та облік цивільних справ
Усі справи, що надійшли до суду, реєструються відповідно до документів первинного статистичного обліку на обліково-статистичних картках (для цивільних справ - форма № 6, для цивільних апеляційних справ - форма № 6.2) і в алфавітному покажчику (для цивільних справ - форма № 6-а, для цивільних апеляційних справ - форма № 6-6).
Алфавітні покажчики ведуться на паперовому носії за відсутності автоматизованого виробництва. p align="justify"> За цивільній справі заводиться тільки один екземпляр картки форми № 6, алфавітний покажчик у справах позовного провадження ведеться на кожного відповідача; по справах, що випливають з публічних відносин - на подавця скарги; по справах, що випливають із податкових відносин - на платника податків; у справах окремого проваджен...
