повідомлення, розміщене на матеріальному носії.
Таким чином, структура документа - це скоординоване безліч компонентів, взаємозв'язку яких дають йому можливість функціонувати як якоїсь цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.
Документ повинен відповідати певним вимогам, бути відповідним чином оформленим з метою його використання і зберігання. Для цього більшість з підсистем та елементів документа регламентовані стандартами, положеннями, інструкціями і т.п.
Кожен вид документа має свій типовий формуляр - необхідні відомості про документ, що служать основою для його реєстрації, обліку, зберігання, видачі, продажу. Формуляр документа складається з двох доданків: вимог до оформлення документа і сукупності його реквізитів.
2.2 Внутрішня структура документа
Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа - це його внутрішня і зовнішня структура (конструкція).
Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати міститься в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні компоненти один одному і цілому.
Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішня структура видна на прикладі видань - книг, журналів, газет тощо
Видання повинно включати розташовані в певній послідовності наступні елементи і частини:
· елементи видання, на яких поміщають вихідні відомості;
· зміст;
· передмову (введення);
· вступну статтю;
· основну частину (основний текст);
· післямова;
· допоміжні покажчики;
· додатки.
Вихідні відомості - сукупність даних, що характеризують документ і призначених для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку та інформування споживачів.
До основних елементів вихідних відомостей відносяться: автор, заголовок (назва), надзаголовні дані, подзаголовочние дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.
Автор - особа, яка створила твір або прийняло участь у його створенні, а також установа чи організація, від імені яких публікуються матеріали. В особі автора можуть виступати одна або кілька осіб - авторський колектив.
Назва (назва) документа - слово, фраза або закінчила пропозицію, в якому формулюється зміст (тема, ідея, предмет, об'єкт) публикуемого твори (повідомлення). Видання може мати кілька варіантів заголовка (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.п.), ідентичних або відрізняються один від одного.
Місце видання - місцезнаходження видавництва або видавця, який випустив документ. Місце друкування - місцезнаходження поліграфічного підп...
