При прийняття заявки до виконання орган сертифікації повинен її зареєструвати, для того, щоб простежувати дотримання етапів і термінів виконання робіт. Форма і спосіб реєстрації заяв встановлюється органом з сертифікації. При відхиленні заявки за результатами аналізу орган сертифікації повинен направити письмове повідомлення організації-заявнику із зазначенням причин відхилення.
При визначенні категорії невідповідності команда з аудиту враховує їх вплив на об'єкт системи управління і досягнення цілей сертифікації системи управління, а також чи є невідповідність одиничним випадком або систематичним недотриманням вимог.
Невідповідності можуть бути суттєвими і несуттєвими. Для СМК істотна невідповідність-часткове або повне невиконання законодавчих та інших обов'язкових вимог, вимог, встановлених споживачем продукції (робіт, послуг), а також часткове або повне невиконання однієї або декількох вимог ТНПА на СМК, або недотримання вимог, яке може привести до постачання споживачу невідповідної продукції або значно знизить придатність продукції для її передбачуваного призначення, або виявлення декількох несуттєвих невідповідностей щодо однієї вимоги ТНПА на СМК, або невиконання вимог, яке може привести до нездатності досягти запланованих результатів.
Несуттєве невідповідність - поодинокі випадки невиконання вимог ТНПА на СМК, або невиконання вимоги, яке не може привести до постачання споживачу невідповідної продукції (робіт, послуг), не може значно знизити придатність продукції для її передбачуваного призначення, що не може привести до нездатності СМК досягти запланованих результатів [5].
Після усунення виявлених невідповідностей організація-заявник повідомляє про це орган з сертифікації. Результати усунення організацією-заявником виявлених невідповідностей повинні перевірятися експертами-аудиторами органу з сертифікації, далі готується звіт.
Відомості, що містяться у звіті, наводяться з посиланнями на документи, які оформлялися за результатами першого та другого етапу сертифікаційного аудиту системи управління. Звіт повинен бути датований, підписаний керівником команди з аудиту та експертами аудиторами, затверджений керівником (його заступником) органу з сертифікації, і бути представлений на рада з сертифікації де керівник команди з аудиту повинен доповісти про результати перевірки та можливість видачі сертифіката відповідності на систему управління організації-заявнику. Рада з сертифікації приймає рішення про видачу сертифіката відповідності.
4.3 Оформлення, підписання і реєстрація сертифіката відповідності
При позитивному рішенні ради орган з сертифікації забезпечує оформлення сертифіката відповідності, дата набуття чинності якого не повинна бути раніше дати прийняття рішення про сертифікацію. Термін дії сертифіката відповідності - три роки. В обгрунтованих випадках допускається встановлювати менший строк дії сертифіката відповідності, але не менше двох років. Сертифікат повинен бути зареєстрований в реєстрі Національної системи підтвердження відповідності Республіки Білорусь відповідно до ТКП 5.1.02. Для отримання реєстраційного номера орган сертифікації повинен звернутися до уповноваженої Держстандартом організацію, відповідальну за ведення реєстру Національної системи підтвердження відповідності Республіки ...
