Багато організацій хочуть перейти на електронний документообіг зі своїми контрагентами. Але який електронним підписом повинні бути підписані первинні документи, щоб вони могли служити документальним підтвердженням понесених витрат для цілей оподаткування? Роз'яснення з цього приводу містяться в листі ФНС Росії від 17.01.2014 № ПА - 4-6/489.
Види електронних підписів
Питання застосування електронного підпису регулюються Федеральним законом від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі - Закон № 63-ФЗ). У ньому виділені наступні види електронних підписів: проста, некваліфікована і кваліфікована (ст. 5 Закону № 63-ФЗ). Простий є електронний підпис, яка за допомогою використання кодів, паролів або інших засобів підтверджує факт формування електронного підпису певною особою.
Некваліфікованої вважається електронний підпис, яка:
1) отримана в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;
2) дозволяє визначити особа, що підписала електронний документ;
3) дозволяє виявити факт внесення змін в електронний документ після моменту його підписання;
4) створюється з використанням засобів електронного підпису.
Кваліфікована електронний підпис повинна відповідати всіма ознаками некваліфікованої електронного підпису і наступним додатковим ознаками:
1) ключ перевірки електронного підпису вказано у кваліфікованому сертифікаті;
2) для створення та перевірки електронного підпису використовуються засоби електронного підпису, що одержали підтвердження відповідності вимогам, встановленим відповідно до Закону № 63-ФЗ.
Електронні документи, підписані кваліфікованої електронним підписом, завжди визнаються рівнозначними паперовим, підписаним власноручним підписом. Виняток становлять лише випадки, коли відповідно до вимог законодавства документи можуть бути складені тільки на паперовому носії (п. 1 ст. 6 Закону № 63-ФЗ). Інформація в електронній формі, підписана простий електронним підписом або некваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним паперовому, підписаним власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативними правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії (п. 2 ст. 6 Закону № 63-ФЗ).
Позиція податківців
У коментованому листі фахівцям ФНС Росії було поставлено питання: чи можуть первинні документи, складені в електронній формі та підписані простий або некваліфікованої електронним підписом, служити підтвердженням витрат для цілей оподаткування? У відповідь податківці повідомили, що компанії вправі організувати між собою електронний документообіг, застосовуючи просту і (або) некваліфіковану електронний підпис, за наявності між ними юридично дійсного угоди, в якій передбачено порядок перевірки електронного підпису. Але відносно електронних рахунків-фактур, а також при електронному взаємодії з податковими органами (у тому числі при здачі податкової звітності) потрібно застосовувати тільки кваліфіковану електронний підпис, оскільки про це прямо сказано в податковому законодавстві.
Зауважимо, що у своєму більш ранньому листі (від 24.11.2011 № ОД - 4-3/19693 @) ФНС Росії висловлювалася більш виразно (у ньому розглядалося питання про можливість підписання первинки ...
