1. Представлення інформації в БД у вигляді таблиць, форм, запитів, звітів
інформація запит інтерфейс мережу
База даних являє собою набір відомостей, що відносяться до певного предмету або службовців певної мети, такий, як наприклад, відстеження замовлень клієнтів або обробка колекції музичних записів. База даних може не зберігатися на комп'ютері користувача зовсім, або ж на комп'ютері можуть зберігатися тільки частини бази даних. У цих випадках є можливість відстежувати дані з різних джерел, які необхідно скоординувати й організувати.
Наприклад, припустимо, що номери телефонів постачальників зберігаються в різних місцях: у файлі, що містить номери телефонів постачальників, в папках відомостей про продукти в картотеці і в електронній таблиці, що містить відомостей про замовлення. Якщо телефон постачальника зміниться, вам доведеться оновлювати дані три рази у всіх трьох місцях. У добре організованій базі даних Access номер телефону зберігається тільки один раз, тому оновлювати відомості доведеться теж тільки один раз. В результаті при оновленні номера телефону постачальника цей номер буде автоматично оновлений скрізь, де він використовується в базі даних.
Можна використовувати Access для управління всіма даними в одному файлі. У файлі бази даних Access можна використовувати такі елементи:
· таблиці для збереження даних; Дані зберігаються один раз на одній таблиці, але проглядаються з різних розташувань. При зміні даних вони автоматично оновлюються скрізь, де з'являються.
· запити для пошуку і вилучення тільки необхідних даних; Дані витягуються за допомогою запиту
· форми для перегляду, додавання і зміни даних в таблицях; Перегляд і введення даних виконується за допомогою форми.
· звіти для аналізу та друку даних у певному форматі. Відображення та друк даних здійснюється за допомогою звіту.
Всі ці елементи - таблиці, запити, форми і звіти - є об'єктами бази даних.
Деякі бази даних Access містять посилання на таблиці, які зберігаються в інших базах даних. Наприклад, може бути одна база даних Access, що містить тільки таблиці, і інша база даних Access, яка містить посилання на ці таблиці, а також запити, форми і звіти, які ґрунтуються на таблицях, на які вказують посилання. У більшості випадків не має значення, чи є таблиця таблицею, на яку вказує посилання, або ж ця таблиця фактично зберігається в базі даних.
. Таблиці та зв'язку
Для зберігання даних створюється одна таблиця для кожного типу відслідковується інформації. Типи інформації можуть включати відомості про клієнтів, продукти та інші подробиці. Щоб зібрати дані з декількох таблиць в одному запиті, формі або звіті, необхідно задати зв'язки між таблицями.
Рис. 1. Таблиці та зв'язку
1. Відомості про клієнтів, які містилися в списку розсилки, тепер знаходяться в таблиці «Клієнти».
. Відомості про замовлення, які містилися в електронній таблиці, тепер знаходяться в таблиці «Замовлення».
. Унікальний код в поле «ВД клієнта» дозволяє відрізнити один запис у таблиці від інших. Додаючи поле з унікальним кодом з однієї таблиці в іншу, і задаючи зв'язку між двома полями, в Access можна зіставляти пов'язані записи з обох таблиць і виводити їх у форму, звіт або запит.
. Запити
Запит допомагає знаходити і витягати дані, що задовольняють заданим умовам, включаючи дані з декількох таблиць. Запит можна також використовувати для оновлення або видалення декількох записів одночасно і для виконання запропонованих або користувальницьких розрахунків на основі даних.
Рис. 2. Запити
1. Таблиця «Клієнти» містить дані про клієнтів.
. Таблиця «Замовлення» містить дані про замовлення клієнтів.
. Цей запит витягує дані про ВД замовлення і датою відвантаження з таблиці «Замовлення» і дані про назву організації та місті з таблиці «Клієнти». Запит повертає тільки замовлення, які були відвантажені в квітні і були зроблені клієнтами з Москви.
. Форми
Форма використовується для полегшення перегляду, введення і зміни даних по одному рядку за раз. За допомогою форм можна також виконувати інші дії, такі як відправка даних в інший додаток. Зазвичай форми містять елементи управління, які пов'язані з базовими полями в таблицях. Коли користувач відкриває форму, Access витягує дані з однієї або декількох таблиць, потім дані відображаються в поданні, обраному при ств...
