Введення
Додаток Access входить до складу системи Microsoft Office, тому основні об'єкти інтерфейсу - меню, панелі інструментів, діалогові вікна - будуть вам знайомі, якщо ви вже користувалися іншими продуктами Office або програмами, призначеними для Microsoft Windows. І все ж додаток Access має більш складну структуру, ніж більшість з цих програм, тому на перших порах робота з ним може здатися більш важкою.
База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних.
Реляційна база даних. Практично всі СУБД дозволяють додавати нові дані в таблиці. З цієї точки зору СУБД не відрізняються від програм електронних таблиць (Excel), які можуть емулювати деякі функції баз даних. Існує три принципові відмінності між СУБД та програмами електронних таблиць:
· СУБД розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих обсягів інформації, набагато більших, ніж ті, з якими справляються електронні таблиці.
· СУБД може легко пов'язувати дві таблиці так, що для користувача вони будуть представлятися однією таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо.
· СУБД мінімізують загальний обсяг бази даних. Для цього таблиці, що містять повторювані дані, розбиваються на декілька пов'язаних таблиць.
Access - потужна програма Windows. При цьому продуктивність СУБД органічно поєднуються з усіма зручностями та перевагами Windows.
Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє одночасно використовувати декілька таблиць бази даних
1. Загальні відомості про бази даних
У своїй самої примітивній формі база даних - це комп'ютерний еквівалент організованого списку інформації. Зазвичай ця інформація об'єднана єдиною темою або призначенням. Цей список організовують у вигляді таблиці, що складається із стовпців і рядків. У кожному стовпці (поле) зберігається певний тип даних, наприклад про співробітника: ім'я, прізвище, дата прийому на роботу і т. Д. У кожному рядку (записи) зберігаються дані про одного зі співробітників.
Якби функції бази даних на цьому закінчувалися, вона була б не корисніше аркуша паперу. Але оскільки в базі даних інформація зберігається в електронному вигляді, її можна обробляти різними способами, витягуючи великі переваги.
Наприклад, міська телефонна книга, можливо, лежить на полиці в декількох метрах від вас. У ній завжди можна знайти конкретної людини або організацію з вашого міста, оскільки інформація в телефонній книзі організована за зрозумілими правилами. Щоб зв'язатися з кимось, хто перебуває за межами міста, можна піти в бібліотеку і скористатися зберігаються в ній телефонними книгами, серед яких, ймовірно, знайдеться хоча б одна для кожного великого міста країни. Але якщо ви захочете відшукати всіх людей в країні з вашим прізвищем, або якщо вам знадобився телефон сусіда вашої бабусі, ці телефонні книги не зможуть допомогти, оскільки спосіб організації інформації в них робить такий пошук вельми скрутним.
Особливості Access. Прості програми баз даних, такі як компонент Database пакету Microsoft Works, дозволяють зберігати інформацію лише в одній таблиці (однотаблічную файл). Такі прості бази даних називаються однотаблічную. Більш складні програми для роботи з базами даних, такі як Access, дозволяють зберігати інформацію в декількох зв'язаних таблицях, тобто створювати так звані реляційні бази даних. Якщо інформація в реляційній базі даних організована правильно, з цими декількома таблицями можна працювати як з однією областю зберігання і отримувати дані в електронному вигляді з різних таблиць в потрібному порядку.
2. Основні функції бази даних Access
Перелічимо основні функції бази даних Access.
· Організація даних. Створення таблиць і керування ними.
· Зв'язування таблиць і забезпечення доступу до данним.Access дозволяє пов'язувати таблиці за співпадаючими значенням полів, з метою подальшого з'єднання декількох таблиць в одну.
· Додавання та зміна даних. Ця функція вимагає розробки та реалізації представлення даних, відмінного від табличного (форми).
· Представлення даних. Access дозволяє створювати різні звіти на основі даних таблиць та інших об'єктів бази даних.
· Макроси. Використання макросів дозволяє автоматизувати повторювані операції. В останніх версіях Access макроси використовують для сумісності.
· Модулі. Модулі являють собою процедуру або...
