1. Назвіть обов'язкові якості, якими повинні володіти службові документи. Навіщо потрібні організаційно-розпорядчі документи?
Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, справжність.
Юридична сила документа - це властивість бути справжнім доказом тих фактів, подій і дій, які відображені в документі. На придбання документом юридичної сили впливає Дотримання організацією, її посадовими особами, які готували документ, положень чинного законодавства. Також документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами. Юридична сила документа - властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією видав органу і встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа може бути забезпечена встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів, тобто обов'язкових елементів оформлення документів: найменування організації - автора документа, підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, печатку та ін. Оригінальність документа. Слово оригінал походить від латинського слова originalis raquo ;, що означає - початковий, самобутній. Ознакою оригіналу є його унікальність. Нерідкі помножені оригінали raquo ;, тобто оригінали, що складаються в декількох екземплярах. Наприклад, договір між державами з найдавніших часів складається у кількості примірників, відповідних числу договірних сторін, при цьому кожен примірник є оригіналом. Оригінали документів за своїм зовнішнім виглядом можуть бути Чистовика і чернетками. Чернетка - це документ в попередньої редакції. Чернової документ: рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом. Беловик - це остання, переписана або передрукована набіло редакція документа. Бєлової документ: рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень. Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, з додатком, у ряді випадків, печатки. Оригінали службових документів можуть друкуватися на бланках. Розрізняють автографи - документи, переписані або правління (після передруку або листування) рукою автора. Справжність документа. Як синонім слова оригінал вживається оригінал, що в перекладі з латинської означає достовірний. Справжній документ: документ, відомості про автора, час і місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлення іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Таким чином, документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це може бути перший або одиничний екземпляр оригінального документа. Дублікат документа: повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Копійность документів. Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не має юридичну силу. Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (лат. Сopia - безліч) пов'язане з розмноженням оригіналу будь-якого виду. Серед копій розрізняються: Виписка - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення з певного питання. Юридичну силу виписка набуває після її запевнення посадовою особою організації або нотаріусом. Особливий вид - фото і светокопіі, відмінною рисою яких є точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бути кратні копії: копія з копії. Юридична сила копій: 1) копія повинна містити точний текст першотвору (включаючи і бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових осіб. 2) свідчення юридичної сили копії документа - позначка про її завіренні. Завірення копій має виробляється самою організацією або, за потребою, нотаріусом. Нотаріального завірення зазвичай вимагають для копій установчих документів організації, які представляються в різні державні структури (судові, податкові та ліцензійні органи, комітети з управління майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копія документа, який не суперечить закону і має юридичне значення, може бути завірена нотаріально. Нотаріус звіряє оригінал з копією і завіряє її. Забороняється нотаріальне засвідчення копій паспортів, військових квитків, службових посвідчень. Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цих організаціях. Також організації можуть посвідчувати документи громадян при прийомі на роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.) Копії завіряют...
