ів. Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про постачальників можуть бути поля з назвою компанії, адресою і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати. Кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці. Не рекомендується включати до таблиці дані, що є результатом виразу. У таблиці має бути вся необхідна інформація.
У таблицях дані розподіляються по стовпцях (які називають полями) і рядкам (які називають записами). Всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати один і той же тип. Кожне поле таблиці характеризується найменуванням, типом і шириною поля. При завданні типу дан них поля можна також вказати розмір, формат та інші параметри, що впливають на відображення значення поля і точність числових даних. Основні типи даних:
Текстовий. Текст або числа які потребують проведення розрахунків.
МЕМО. Поле цього типу призначено для зберігання невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим. Числовий. Цей тип даних містить безліч підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень.
Лічильник. Унікальні, послідовно зростаючі числа, автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю.
Логічний. Логічні значення, а так само поля, які можуть містити одне з двох можливих значень.
Грошовий. Грошові значення і числові дані, використовувані в математичних обчисленнях.
Дата/Час. Дата і час зберігаються в спеціальному фіксованому форматі.
Поле об'єкта OLE. Включає звукозапис, малюнок та інші типи даних. Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим.
Гіперзв'язок. Містить адреси Web-сторінок.
3. Форми, запити, звіти
. 1 Створення форм, запитів, звітів в базах даних
надає можливість вводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління. Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту. Форма надає можливості для:
введення і перегляду інформації бази даних
зміни даних
друку
створення повідомлень
Запити дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язаних таблиць. Результатом виконання запиту є результуюча таблиця, яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробці даних. Основним призначенням запитів є відбір даних за критеріями пошуку.
Запит - це набір інструкцій, який можна використовувати для обробки даних. Запит не тільки повертає результати - які можна сортувати, групувати і фільтрувати - за допомогою запиту можна також створювати, копіювати, видаляти і змінювати дані. Звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку чи файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних. При друку таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний?? ід і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням колонтитулів.
Звіти, так само як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів. Використовується також автоматичне створення звітів. Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстра така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угруповань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угруповання дозволяє виводити записи, об'єднані за обраними полях.
4. Створення бази даних «Навчальний процес»
Як приклад ро...
