алтерію-завжди залишиться проблема ручного введення документа. Звідси будуть помилки при введенні, неузгодженість інформаційних баз, порушення причинно-наслідкових зв'язків подій, грандіозні витрати часу на пошук помилки, викликаної втратою Невведення документа, і т. д. Щоб цього уникнути, необхідно всі документи створювати в тому ж середовищі, де формуються довідки та звіти по них. Отже, ефективна автоматизація в організаційному управлінні можлива тільки тоді, коли вона здійснюється в єдиній системі.
Ця система повинна, в першу чергу, формувати базис всіх даних, якими оперують на підприємстві. Якщо всі документи на підприємстві будуть створюватися в єдиній електронному середовищі, то перша і найважливіша задача-облік - буде вирішена автоматично. Коли всі відомості, які можуть знадобитися для різних довідок і звітів, знаходяться в єдиній базі даних, то завдання їх інтерпретації стає чисто технічною. Саме тому система, побудована на базисі вихідних даних, а не їх інтерпретацій у вигляді різноманітних склепінь і регістрів, стає відкритою, тобто здатною до розвитку. Наприклад, у системі "ЛокОФФІС" у момент її створення було 750 полів (тобто атрибутів бази даних). У версії, яка зараз знаходиться на ринку, цих полів 1200. Скоро, за деякими припущеннями, у версії 2.0 база даних міститиме вже більше 1500 полів. При цьому для користувача системи перехід на нову версію "Прозорий", так як йому не треба повторювати введення будь-яких даних. Усі довідки, які він міг отримати в попередніх, він знайде і в нових версіях. Для адміністратора системи процедура переходу на нову версію полягає в експорті даних зі старої бази та імпорті в нову.
Більшість програм бухгалтерського обліку реалізують ті чи інші алгоритми з набором вихідних форм, які до цих пір використовуються бухгалтерами підприємств, проте ці програми прискорюють їх працю, але не змінюють його характеру. Весь набір процедур, які бухгалтер здійснює при ручному обліку, доводиться здійснювати і при автоматизованому. Інакше й не може бути, якщо об'єктом автоматизації є тільки бухгалтерія. Проте багато видів обліку логічніше вести не з допомогою бухгалтерського запису, а в природному вигляді на місці виникнення врахованих фактів. Наприклад, якщо облік відпущеного зі складу товару вести на складі, а платежі за товар - у бухгалтерії, при цьому і відпущений товар, і платіж співвіднести з одержувачем товару, то відпадає необхідність у веденні аналітичного обліку за дебіторської заборгованості одержувача або кредиторської заборгованості перед одержувачем, але тільки в тому випадку, якщо дані про відпустку товару та пл атежах за нього доступні й актуальні.
Ясно, що такий спосіб обліку простіше і точніше. Але для його реалізації необхідно всі факти господарського життя підприємства з'єднати в одній автоматизованій системі. Тоді дані будуть природним шляхом систематизувати і накопичуватися по міру їх виникнення і ставати доступними для аналізу. Очевидним наслідк...
