в першу чергу рахунок-фактура, повинні бути зареєстровані в Книзі покупок.
Даний обліковий реєстр використовується надалі для складання розрахунку (декларації) з ПДВ у цілях його визначення, що пред'являється до відрахування (відшкодуванню) у встановленому порядку.
Кожен рахунок-фактура реєструється в книзі покупок у міру їх надходження в хронологічному порядку. Якщо має місце часткова оплата покупцем, то в зазначеному регістрі запис проводиться на кожну суму платежу із зазначенням реквізитів раніше отриманого рахунку-фактури по даній поставці. Проти кожної суми погашення за основним боргом робиться помітка «часткова оплата».
Рахунки-фактури зберігаються у відповідному журналі їх обліку.
В умовах автоматизації обліку, ТОВ Торговий Дім «Оленка» використовує програму «1С: Бухгалтерія (7.7)», вся інформація, необхідна для реєстрації рахунків-фактур постачальників (номер і дата складання та їх надходження, найменування постачальників, дата оприбуткування матеріально-виробничих запасів та їх оплати, включаючи ПДВ, а також вартості покупок, які оподатковуються за різними ставками ПДВ), формується на підставі введеного документа «Надходження товарно-матеріальних цінностей». Всі операції по приходу і оплати цих цінностей в подальшому підлягають реєстрації в Книзі покупок в хронологічному порядку. З цією метою у типовій конфігурації використовується комп'ютерний документ «Запис Книги покупок», що включає в себе основні реквізити рахунку-фактури і підготовлений в режимі «введення на підставі». У разі часткової оплати придбаних матеріальних запасів реєстрація рахунку-фактури постачальника в зазначеному обліковому регістрі здійснюється по кожній сплаченій сумі.
Дуже часто вхідні документи в ТОВ Торговий Дім «Оленка» приходять по факсу. У Торговому Домі існує локальна мережа, що набагато полегшує прийом і передачу вхідних документів.
Роботу з документами в ТОВ «Оленка» веде спеціалізований структурний підрозділ - служба ДОП.
У службі ДОУ працюють кваліфіковані фахівці діловодства. Робота з управлінською документацією грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОУ не обмежуються тільки організацією документообігу ТОВ, обліком документів, контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Основними завданнями служби ДОУ є постановка і ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності ТОВ на рівні сучасних вимог.
На службу діловодства покладаються організація єдиної комплексної системи діловодства (інформаційно-документаційне забезпечення управління) в Торговому Домі, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх отримання і закінчуючи здачею в архів або знищенням.
