обмеженого числа осіб до документації;
дублювання всієї документації;
рассортировка документів.
Впровадження системи електронного документообігу в роботу співробітника адміністрації дозволить швидко обробляти документи, відслідковувати їх шлях, тобто на якій стадії вони знаходяться, присвоювати їм пріоритети, а також складати завдання на певний день.
Таке нововведення в адміністрації, як створення електронного документообігу, призведе до низки можливостей, які дозволять зменшити ризик втрати і псування документації, забезпечити її конфіденційність, привести до скорочення часу за рахунок зручного та швидкого пошуку документа.
Центральним компонентом інформаційного забезпечення є база даних, що забезпечує обмін даними різних завдань.
Для проектування баз даних, інформаційних та інших систем найчастіше використовуються ER-моделі.
Модель Сутність-Зв'язок (ER-модель) - це модель даних, що дозволяє описувати концептуальні схеми. Вона надає графічну нотацію, засновану на блоках і з'єднують їх лініях, за допомогою яких можна описувати об'єкти і відносини між ними який-небудь інший моделі даних [2.3] .модель зручна при проектуванні інформаційних систем, баз даних, архітектур комп'ютерних додатків, та інших систем. З її допомогою можна виділити ключові сутності, що присутні в моделі і позначити відносини, які можуть встановлюватися між цими сутностями.
Основними конструктивними елементами ER-моделей є сутності, зв'язки між ними та їх властивості (атрибути) .модель розроблюваної системи створення електронного документообігу представлена ??на Малюнку 2.5.
Малюнок 2.5- ER-модель розроблюваної системи.
Основний таблицею моделі є таблиця: «Звернення громадян». Дана таблиця містить відомості про документи, що надходять відповідальній особі.
Таблиця «Звернення громадян» пов'язує громадян з адміністрацією через співробітника. Жителі представляють письмові заяви з проханнями співробітнику адміністрації, на які він повинен відреагувати.
Таблиця «Звернення громадян» пов'язана з таблицею «Статус звернення», що дозволяє визначити, на якій стадії обробки знаходиться документ (прийнято рішення за зверненням населення чи ні). Дані зв'язку необхідні для створення в програмі списку подій, котрі необхідно вирішити.
У таблиці «Оренда» міститься інформація про орендарів, про землі знаходяться у них в оренді і про вартість даної послуги (оренди). Детальна інформація про земельні ділянки, що підлягають оренді зберігається в таблиці «Земельна ділянка».
Для опису процесу перетворення інформації від її введення в систему до видачі користувачеві і відносин між цими процесами використовуються діаграми потоків даних (DFD - Data Flow Diagramm).
Діаграми потоків даних (DFD) використовуються для документування механізмів передачі та обробки інформації в моделюється системі. Діаграми DFD зазвичай будуються для наочного відображення поточної роботи системи документообігу організації. Найчастіше діаграми DFD застосовують як доповнення моделі бізнес-процесів, виконаної в IDEF0 [2.4].
Для визначення документообігу в адміністрації міського поселення Уваровка була використана діаграма потоків даних (Малюнок 2.6)
Малюнок 2.6 - Діаграма потоків даних (DFD)
Співробітникові адміністрації надходить різного роду документація від населення. Всі документи йдуть на перевірку правильності оформлення. Правильно оформлені документи надходять на реєстрацію і після цього в архів. Зі сховища документи потрапляють на обробку, тобто для винесення по них рішення, і після цього опрацьовані документи одночасно потрапляють назад в сховище документів і адресату, який його подавав.
. 1.4 Використовувані класифікатори та системи кодування
Угрупування інформації здійснюється на основі систем класифікації та кодування, що дозволяє уявити техніко-економічну інформацію у формі, зручній для введення та обробки даних за допомогою обчислювальної техніки [2.5].
Класифікатори ділять на:
загальнодержавні (єдині для всієї країни);
галузеві (єдині для будь-якої галузі діяльності);
локальні (характерні для певного підприємства).
До локальних класифікаторам відносяться: персонал, громадяни та типи документів. На практиці унікальність значення класифікаторів забезпечується засобами бази даних.
Складання класифікаторів виконується в два етапи: перший полягає у класифікації інформації; ...
