другий - в кодуванні.
Кодування - процес присвоєння умовного позначення різних позицій номенклатури. Код - умовне позначення об'єкта знаком або групою знаків за певними правилами. Після присвоєння кодів створюється класифікатор - систематизований звід однорідних найменувань і їх кодових позначень. Класифікатори мають подвійне застосування. Перше застосування полягає в ручному проставленні кодів в документах. У другому випадку застосування кодів передбачає зберігання всіх класифікаторів в пам'яті машини, на машинних носіях.
У Таблиці 2.1 як приклад наведено не повний список використовуваних в системі довідників. Для кожного довідника зазначено найменування, довжина і тип коду, ознака ієрархії, призначення. Також наведені приклади елементів довідника.
Таблиця 2.1 - Використовувані довідники
Найменування справочнікаДліна і розмір поляНазначеніеПрімериСтатусиТекстовий, 30 знаковСправочнік призначений для визначення стадії роботи з документамі.Виполнено, отклоненоТіпи наказів і распоряженійТекстовий, 20 знаковПредназначен для визначення типу документа від управлінського органаПо особистому составуТіпи звернень населеніяТекстовий, 20 знаковПредназначен для визначення типу документа від населеніяЗаявленіе, повідомлення
Крім довідників в системі використовуються перерахування - свого роду класифікатори. Елементи перерахувань задаються на етапі конфігурування. На відміну від довідників, вони не підлягають редагуванню. Використовувані перерахування та їх елементи наведені в Таблиці 2.2.
Таблиця 2.2 - Використовувані перерахування та їх елементи
Найменування перечісленіяЕлементи перечісленіяВід документаПрікази і розпорядження; звернення населенія.Тіп документаЗаявленіе; жалоба.СтатусиВиполнено; відхилено; видалено; на складанні; на підпису; в дію; в архіві.
. 1.5 Характеристика нормативно-довідкової та вхідної інформації
Нормативно-довідкова документація представлена ??в основному у вигляді тексту, але є документи, які складаються переважно з таблиць, і .jpg raquo ;, .bmp або .png форматів, якщо це відсканований документ.
Структура документа може бути різноманітна. Число рядків і об'єм файлу не обмежений і залежить від повноти викладеної в ньому інформації.
Так документи, що надходять від громадян, можуть бути як надруковані, так і написані від руки. Частота появи даної інформації непостійна і залежить від громадян. Обов'язковими умовами складання такої документації до впровадження АРМ є:
прізвище, ім'я, по батькові та посада людини, до якого йде звернення (зазвичай використовується в «шапці» документа);
прізвище, ім'я, по батькові та додаткова інформація (адреса, контактний телефон) обращающегося людини;
вимога або прохання громадянина;
дата і підпис власника заяви.
Опис структури вхідних файлів з інформацією, що надходить від громадян, після впровадження АРМ включає таблицю з описом найменувань полів, таких як: реєстраційний номер, найменування документа, повідомлення про мешканця, дата початку, статус, а також позначку про те, відсканована ця інформація чи ні, та інші.
Накази і розпорядження мають розширення .doc і надруковані вони на спеціальному бланку, що відбиває організацію та символіку, а саме повна назва адміністрації та герб. Також документам присвоюється реєстраційний номер. Даний вид документа з'являється в міру необхідності, тобто періодичність виникнення важко встановити.
Після впровадження АРМ дипломником створення документів істотно спроститися, а також з'явиться можливість контролювати даний вид документів.
. 1.6 Характеристика результатної інформації
Вся результатная документація може мати різні розширення в залежності від специфіки документа. Результатная нормативно-довідкова інформація являє собою текстовий документ.
Опис структури результатнойінформації включає таблицю з описом найменувань полів, таких як: реєстраційний номер, найменування документа, дата початку та закінчення, статус, пріоритет та інші.
В якості результатнойінформації в адміністрації міського поселення Уваровка виступають:
відповіді на заяви громадян або у вигляді наказу до виконання, або у вигляді відмови з його подальшою мотивацією. При цьому на заяві громадянина зроблена відповідна відмітка;
звіти про поробиш роботі за певний період.
Вся результатная інформація може в будь-який час бути роздрукована. Накази і розпорядження м...
