іння приймальною комісією починається з планування. В «1С: Коледж» в підсистемі «Планування прийому» автоматизовані наступні функції:
· Планування контрольних цифр прийому.
· Планування цільового набору.
· Планування набору необхідних від абітурієнтів документів.
· Планування вступних випробувань (які випробування, для якої спеціальності повинні бути проведені, які прохідні бали повинні бути встановлені).
· Планування розкладу вступних випробувань.
· Аналіз контрольних цифр.
Наступним етапом роботи приймальної комісії, а по-хорошому і всього коледжу в цілому, є залучення абітурієнтів. Насправді цей процес повинен йти постійно. Навчальний заклад весь час повинно працювати над підвищенням свого іміджу, проводити профорієнтаційну роботу серед школярів та батьків, використовувати різні канали інформування потенційних абітурієнтів про свій навчальний заклад.
Підсистема «Залучення абітурієнтів» допомагає:
· Спланувати проведення маркетингових заходів (медіаплан)
· Зареєструвати і виміряти хід, активність і результативність маркетингової кампанії.
· Порівняти і проаналізувати ефективність різних каналів і джерел інформування абітурієнтів, як з кількісної точки зору, так і з точки зору витрат.
Самим трудомістким етапом роботи приймальної комісії є етап прийому документів. На цьому етапі підсистема «Прийом абітурієнтів» дозволяє автоматизувати:
· Реєстрацію відомостей про абітурієнта.
· Реєстрацію заяв відразу на кілька видів конкурсу (різні спеціальності, умови фінансування).
· Контроль необхідних документів.
· Облік руху документів абітурієнтів.
· Аналіз ходу приймальної кампанії.
Етап проведення вступних випробувань може бути не в кожному навчальному заклад, але там де він є співробітники приймальної комісії оцінять, що підсистема «Вступні випробування» полегшує роботу по:
· Підготовці екзаменаційних листів.
· Створенню наказів про допуск до випробувань.
· Формуванню екзаменаційних відомостей.
· Реєстрації результатів випробувань.
· Планування та проведення співбесід.
· Обліку роботи апеляційної комісії.
· Аналізу результатів випробувань.
І нарешті, вінцем всієї роботи приймальної комісії є етап зарахування абітурієнтів. Це також не простий процес, потрібно врахувати не тільки результати випробувань, подачу заяв на кілька конкурсів, а й копія документа про освіту надана абітурієнтом або оригінал і різні інші нюанси. Підсистема «Зарахування» автоматизує:
· Процес автоматичного створення та управління довільною кількістю рейтингів, за допомогою яких можна програвати різні сценарії за принципом «що якщо».
· Створення наказів на зарахування на підставі затверджених рейтингів.
· Підготовку необхідної звітності по приймальної кампанії.
· Аналіз результатів приймальної кампанії.
Таким чином, всі процеси управління роботою приймальної комісії можуть бути автоматизовані за допомогою програмного продукту «1С: Коледж». Це дозволяє не просто знизити трудовитрати на всіх етапах і підвищити ефективність роботи приймальної комісії, а й приймати якісні рішення, що впливають на функціонування всього навчального закладу в цілому.
3.4 Користувацька документація
. 4.1 Інструкція користувача «Секретар приймальної комісії»
Для того щоб працювати з підсистемою «Приймальна комісія» необхідно заповнити наступні довідники: анкети абітурієнтів; план прийому; формування вступних груп; протокол допуску; запис на співбесіду; співбесіду; екзаменаційна відомість.
«Анкета абітурієнта» - документ призначений для організації прийому документів від абітурієнта і введення відомостей про абітурієнта.
Щоб відкрити довідник «Анкета абітурієнта» потрібно натиснути кнопку на панелі навігації «Анкета абітурієнта» у вікні заповнюємо поле «Дата», це дата прийому документів, вибираємо з довідників «Організацію» і «Спеціальність». Заповнюємо «ПІБ» абітурієнта, потім записуємо офіційні дані абітурієнта - «Дата народження», «Місце народження», «Пол».
Наступний крок: заповнення закладок вікна - «Прийом», «Офіційні дані», «Адреси та телефони», «Освіта і військовий облік», «Ск...
