) тимчасового зберігання (до 10 років);
) підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки по описам. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова та члени ЕК, затверджує керівник установи.
Оформлення справ
Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Оформлення справи передбачає комплекс робіт з підшивці документів, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, складання (у деяких випадках) внутрішнього опису документів, внесенню уточнень до реквізитів обкладинки справи: уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи , дати справи та ін
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів. Оформлення може бути часткове або повне. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) обробляються спрощено (частково). Вони залишаються в скоросшивателях, аркуші не нумеруються і здаються в архів за номенклатурою справ. Але справи можуть і не здаватися до архіву, а зберігатися в структурних підрозділах для використання в довідковій роботі.
Для обліку кількості аркушів у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається засвідчувальний напис. Вона складається на окремому аркуші-засвідчувач, який розташовується в кінці кожної справи. У ній цифрами і прописом вказується число пронумерованих аркушів справи і окремо через знак «+» - число листів внутрішнього опису, якщо вона є.
Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша забороняється.
Засвідчувальний напис пишеться розбірливо. У ній вказуються дата складання, посада та прізвище упорядника, який потім ставить свій підпис.
Після підшивки документів і нумерації листів проводиться оформлення обкладинки справи. Вимоги до оформлення закріплені ГОСТ 17914-72.
Якщо справа розпочато в одній організації, а закінчено в інший, на обкладинці проставляються три дати: дата закладу справи в одній організації, дата надходження справи в іншу організацію та дата закінчення справи в другій організації.
Важливим реквізитом обкладинки справи є вказівка ??кількості аркушів у справі, яке проставляється на підставі засвідчувального напису справи.
Термін зберігання проставляється на обкладинці справи за номенклатурою справ організації після звіряння її з відомчим переліком документів із зазначенням ...
