термінів зберігання або після уточнення терміну зберігання за рішенням ЕК організації. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».
Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.
Складання описів справ
На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складаються описи справ. Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.
Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку справ.
Опис справ одночасно є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує оперативний пошук документів. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ.
У діловодстві описи на справи складаються в кожному структурному підрозділі працівниками служби документаційного забезпечення управління. Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники.
Річні розділи описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складаються за встановленою формою. Сукупність елементів опису кожн?? Го справи в опису називається описової статтею. Описова стаття опису справ структурного підрозділу повинна включати в себе наступні елементи:
порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
індекс справи (тому, частини);
заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
дату справи (тому, частини);
число аркушів у справі (томі, частини);
термін зберігання;
примітка.
У описах справ постійного зберігання графа термін зберігання опускається.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. За наявності декількох томів (частин) кожен з них також має свій порядковий номер. Систематизацію справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу здійснює архів організації.
У кінці опису робиться підсумковий запис. У ній вказується цифрами і прописом число справ, що значаться за описом, перший і останній номер справ за описом.
Річний розділ описів на справи постійного зберігання, призначений для подальшої передачі в державний архів, підлягає затвердженню ЕПК. архівної установи. Він друкується в чотирьох примірниках, завіряється керівником служби документаційного забезпечення управління, підписується головою ЕК (після затвердження опису комісією) і узгоджується з керівником організації.
Відповідно до затверджених річних розділами опису організація зобов'язана у встановлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесення в опис справи.
Порядок передачі справ до архіву
В архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та...
