бе наступні процедури:
прийом і первинна обробка письмових звернень громадян;
реєстрація та анотування надійшли звернень;
напрям звернень на розгляд;
розгляд звернень в структурних підрозділах Адміністрації;
особистий прийом громадян;
постановка звернень громадян на контроль;
продовження терміну розгляду звернень;
оформлення відповіді на звернення громадян;
надання довідкової інформації про хід розгляду письмового звернення;
порядок і форми контролю за виконанням функції з розгляду зверненням громадян.
Розглянемо кожну з процедур більш докладно.
По-перше, прийом і первинна обробка письмових звернень громадян
Підставою для початку розгляду звернень громадян є особисте звернення громадянина до Адміністрації або вступ звернення громадянина із супровідним документом з інших державних органів для розгляду за дорученням.
При роботі із зверненнями громадян повинні бути дотримані правила безпеки. p align="justify"> Прийом письмових звернень безпосередньо від громадян проводиться спеціалістами відділу по роботі із зверненнями громадян. Не приймаються звернення, що не містять прізвища громадянина та поштової адреси для відповіді. Звернулася громадянину видається розписка встановленої форми із зазначенням дати прийому звернення, кількості прийнятих листів і телефоном для довідок за зверненнями громадян або ставиться відмітка на другому примірнику прийнятого звернення. p align="justify"> Звернення, що надійшли факсом, електронною поштою приймаються і роздруковуються, потім враховуються в журналі обліку звернень громадян або спеціальною програмою.
Результатом виконання дій з прийому та первинної обробки звернень громадян є введення інформації про них у Журнал і передачу керівництву.
По-друге, реєстрація та анотування надійшли звернень
Надійшли у відділ по роботі із зверненнями громадян звернення реєструються на протязі 3-х днів з моменту надходження. p align="justify"> Спеціаліст, відповідальний за реєстрацію звернень:
в правому нижньому куті першої сторінки листа проставляє реєстраційний штамп В«Адміністрація міста, дата, вхідний номерВ»;
в реєстраційній картці зазначає прізвище та ініціали заявника та його адресу. Якщо лист підписаний двома і більше авторами, то звернення реєструється як колективне із зазначенням автора, на адресу якого просять направити відповідь. Загальне число авторів вказується в анотації листи. Такий лист вважається колективним. Колективними є також звернення, що надійшли від імені колективу організації, а також резолюції зборів і мітингів;
