дповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
У ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск застосовуються бланки з кутовим розташуванням найменування організації для службового листування і з поздовжнім розташуванням найменування організації для розпорядчих документів. У Додаток 1 представлений бланк з кутовим розташуванням найменування організації.
Гербові і інші печатки ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск використовуються для посвідчення підпису на документах або відповідності копій документів подлинникам. Гербова печатка проставляється для посвідчення підпису начальника ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск або підписи заступника начальника. Гербова печатка проставляється на договорах, листах фінансового характеру, службових і нагородних посвідченнях, дорученнях, грамотах, нагородних листах.
На розсилаються копіях наказів, розпоряджень та інших документах проставляється кругла негербова печатку з найменуванням організації. Штампи ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрації документа, інших відміток довідкового характеру.
Контроль використання печаток і штампів в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск здійснює керівництво.
Рух документів в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск від моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Документообіг установи можна представити у вигляді наступних документопотоков:
. Вхідні документи. До них відносяться телеграми, рішення, накази, постанови, розпорядження, листи.
. Вихідні документи. До них відносяться листи, довідки, річні та квартальні звіти в Головне управління, телеграми, факси.
. Внутрішні документи. Це документи, які містять інформацію, що дозволяє вирішувати завдання всередині установи: накази, розпорядження, протоколи, службові, доповідні записки, довідки та ін.
Порядок проходження документів і операції, вироблені з ними, регламентуються Інструкцією з діловодства, положеннями про відділи та посадовими інструкціями їх співробітників.
Доставка документів в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск здійснюється, як правило, засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді простих та реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей та дрібних пакетів, а також друковані видання. По каналах електронного зв'язку надходять: телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення «електронної пошти».
Вся надходить в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск кореспонденція, приймається старшим інспектором ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск (відповідальним за діловодство). Документи, що надійшли безпосередньо керівництву або у відділи, підлягають передачі старшому інспектору для подальшої реєстрації та організації проходження відповідно до порядку, встановленого інструкцією з діловодства.
У ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск ведеться паперовий облік надійшла кореспонденції. Реєстрація йде в журналах, журнал нумерується, прошивається, скріплюється печаткою і зберігається п'ять років.
У журналі надійшла документації є відомості про адресатів (вихідний номер, дата реєстрації або відправлення, найменування організації, Ф. І. О. посадової особи, яка підписала документ), коротка інформація про зміст документа.
Реєстрація документів - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання. Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання, використання в довідкових цілях, надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск: внутрішні розпорядчі та відправляються. Реєстрація документів проводиться незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. Реєстрація всіх груп документів включає в себе привласнення, документом порядкового номера, починаючи з першого в поточному році. Крім порядкового номера додається буквений індекс. Наприклад: накази по кадрах доповнюються індексом «К», з особового складу - індексом «Л». Реєстраційний номер документа, складеного двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску гаразд вка...
