та в обов'язковому порядку додається колекційна опис, що є допоміжною формою обліку. У колекційної опису вказується:
1. Час надходження матеріалів. p align="justify"> 2. Кількість описаних предметів. p align="justify"> 3. Від кого і за яким документом отримані матеріали. p align="justify"> 4. Прізвище, ім'я, по батькові укладача опису. p align="justify"> Колекційна опис складається у двох примірниках: один в якості додатку до акта прийому залишається разом із зібраними матеріалами залишається у музеї, другий передається здавачеві.
Заповнюючи акти прийому від руки, науковий співробітник повинен писати розбірливим почерком, без скорочень, залишаючи інтервал в один рядок між пунктами.
В акті заповнюються такі графи:
1. Місце і дата складання акта. p align="justify"> 2. Від кого отримано матеріали. p align="justify"> 3. На яких умовах матеріали передаються до музею: у постійне або в тимчасове користування. p align="justify"> 4. Найменування і короткий опис предмета. [14] Акти у шкільному музеї розкладаються по роках. Музей для обліку своїх фондів використовує 2 основні книги, це книга надходжень основного фонду і книга вторинного обліку. p align="justify"> У книгу основного надходження предмет заноситься після того, як на нього складено акт. Книга надходжень Основного фонду містить такі графи: порядковий номер, найменування предмета, короткий опис предмета, матеріал виготовлення, збереження, примітка. Вона прошнуровані, скріплені печаткою, аркуші їх пронумеровані. У цій книзі предмету присвоюється номер. Цей же номер проставляється і на самому предметі. p align="justify"> Також у книзі надходжень дається опис предмета: зовнішній вигляд і наявність всіх дефектів. Так, наприклад, у книзі надходжень за 2000 рік дається опис дефекту гуртки: 2 подряпини і тріщина на ручці. p align="justify"> До книги надходження основного фонду заносяться всі предмети по мірі надходження, а в книгу вторинного обліку в музеї МОУ СЗШ № 84 м. Барнаула: фотографії, нумізматика, етнографія, речові експонати, документи, і предмети в них заносяться в залежності від властивостей експоната.
Крім запису до книги обліку фонду на кожен предмет наноситься інвентарний номер, який необхідний для правильного рахунку та для зручності. Вимоги до опису зібраних матеріалів у всіх документах надходження однакові. p align="justify"> На заключному етапі на предмет заводиться картка, номер якої збігається з номером предмета в книзі надходжень і номером на самому предметі. У картці дається повний опис предмета: прізвище його колишнього власника, дата надходження предмета в музей, опис його зовнішнього вигляду, дефектів, вказівка ​​його місця розташування. [14]
Таким чином, в даному шкільному музеї ведеться первинна і вторинна реєстрація музейних предметів. У ході первинної реєстрації на предмет складається акт, і ві...
