ss - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам кошти для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.
Система управління базами даних надає нам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (Завдання структури і опис) даних, обробка даних і управління даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і задачі з використанням електронних таблиць і текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У підсумку користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.
ГЛАВА 1. ОСНОВИ ACCESS - реляційні бази ДАНИХ.
1.1. Визначення (завдання структури) даних.
В
Під час роботи з документом або електронною таблицею ми звичайно повністю вільні у визначенні вмісту документа або кожного елементу таблиці. У текстовому редакторі така гнучкість необхідна для того, щоб помістити ту чи іншу інформацію в потрібне місце на сторінці, а в електронній таблиці ми повинні мати можливість зберігати вихідні дані, проводити необхідні обчислення і представляти результати в потрібному вигляді. Ця гнучкість забезпечує успішне рішення щодо невеликих, добре сформульованих завдань. Але коли електронна таблиця містить декілька сотень рядків, а документи складаються з багатьох сторінок, то працювати з ними стає досить важко. З ростом обсягу даних ви можете виявити, що перевищено встановлені електронною таблицею або текстовим редактором обмеження на пам'ять або ж взагалі вичерпані можливості комп'ютерної системи. Якщо ми розробляєте документ або електронну таблицю, які призначені для інших користувачів, то стає важко (або навіть неможливо) проконтролювати введення нових і використання вже наявних даних. Наприклад, коли в електронній таблиці в одній клітинці повинна зберігатися дата, а в іншій - грошове надходження, користувач чисто випадково може їх переплутати. Крім того, якщо нам знадобиться працювати не тільки з цифровою або текстовою інформацією, ми можемо виявити, що наша електронна таблиця не може працювати з інформацією, представленою у вигляді малюнка або звуку. p> СУБД дозволяє задати типи даних і способи їх зберігання. Ми також можете задати критерії (Умови), які СУБД буде в подальшому використовувати для забезпечення правильності введення даних. У самому простому випадку умова на значення повинно гарантувати, що ми не введемо випадково в числове поле буквений символ. Інші умови можуть визначати область або діапазони допустимих значень ваших даних. У найбільш досконалих системах ми можемо задати відносини між сукупностями даних (зазвичай званими таблицями або файлами) і покласти на СУБД забезпечення сумісності або цілісності даних. Наприклад, можна змусити систему автоматично перевіряти відношення введених замовлень до конкретним клієнтам. p> Microsoft Access надає нам максимальну свободу в завданні типу ваших даних (текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці). Ми можемо задати також формати зберігання (довжина рядка, точність представлення чисел і дати часу) і надання цих даних при виведенні на екран або друк. Для впевненості, що в базі даних зберігаються тільки коректні значення, можна задати умови на значення різного ступеня складності. br/>
1.2. Обробка даних.
В
Робота з даними в текстовому редакторі або електронній таблиці значно відрізняється від роботи з даними в СУБД. У документ, підготовлений за допомогою текстового процесора, ми можемо включити табличні дані і використовувати для їх обробки обмежений набір функцій. Можна виконати пошук рядка символів у вихідному документі, з допомогою ОLЕ (Object Linking and Embedding) включити в нього таблиці, діаграми або картинки з інших додатків. В електронній таблиці деякі осередки містять забезпечують потрібні обчислення або перетворення формули, а дані, які є для них вихідною інформацією, ми можемо ввести в інші осередки. Дані з електронної таблиці, створеної для якоїсь конкретної мети, дуже важко потім використовувати у вирішенні інших завдань. Щоб виконати нове завдання, ми можемо організувати зв'язок з даними іншої електронної таблиці...
