або використовувати обмежені можливості пошуку для копіювання вибраного підмножини даних однієї з електронних таблиць в іншу, яка буде потрібно нам для вирішення нового завдання. p> СУБД дозволяє працювати з даними, застосовуючи різні способи. Наприклад, ми можемо виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит з складним пошуком по декільком пов'язаним між собою таблиць або файлів. За допомогою однієї єдиної команди можна оновити зміст окремого поля або декількох записів. Для читання і коректування даних ми можемо створити процедури, використовують функції СУБД. У багатьох систем є розвинені можливості для введення даних і генерації звітів. p> У Microsoft Access для обробки даних деяких таблиць використовується потужна мова SQL (Structured Query Language - Структурований мова запитів). Використовуючи, ми можемо виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для вирішення конкретного завдання інформацію. Access значно спрощує завдання обробки даних. Щоб змусити Microsoft Access вирішувати наші завдання, нам зовсім не потрібно знати мову SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовує одного разу задані вами зв'язку між таблицями. Ми можемо сконцентрувати свої зусилля на вирішенні інформаційних проблем, не витрачаючи сил на побудову складної системи, яка відстежує у нашій базі всі зв'язки між структурами даних. У Microsoft Access є також просте і в той же час багате можливостями засіб графічного завдання запиту - так званий В«запит за зразком В»(QBE, query by example), яке використовується для завдання даних, необхідних для вирішення деякої задачі. Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows і кілька клавіш на клавіатурі, ми можемо буквально за секунди побудувати досить складний запит.
1.3. Управління даними.
В
Електронні таблиці і текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих В«ОднокористувальницькихВ» завдань, але вони погано пристосовані для роботи в режимі колективного користування. Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм введення інформації, але якщо нам потрібно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо. Електронна таблиця хороша в якості шаблону для рахунки-фактури у невеликій фірмі. Але якщо з розширенням бізнесу починає зростати число співробітників, що вводять в комп'ютер замовлення, то без бази даних нам не обійтися. Точно так само електронна таблиця може використовуватися на великих підприємствах для підготовки співробітниками звітів про свої витрати, але для складання загальної бухгалтерської звітності ці відомості все одно повинні збиратися у базі даних. p> У тих випадках, коли виникає необхідність колективного користування інформацією, справжня система управління базами даних дозволяє захищати інформацію від несанкціонованого доступу так, що право знайомитися з даними або коригувати їх отримують тільки певні користувачі. Призначена для колективного користування СУБД має кошти, що не дозволяють декільком користувачам одночасно коригувати одні й ті ж дані. Оскільки в Access до даних можуть мати доступ одночасно кілька користувачів, у ньому передбачені надійні засоби зашиті і забезпечення цілісності даних. Ми можемо заздалегідь вказати, які користувачі або групи користувачів можуть мати доступ до об'єктів (таблиць, форм, запитам) нашої бази даних. Microsoft Access автоматично забезпечує захист даних від одночасної їх коригування різними користувачами. Microsoft Access також пізнає і враховує захисні засоби інших приєднаних до нашої базі структур (таких, як бази даних Рагаdох, dBASE, і SQL).
1.4. Microsoft Access - щось більше, ніж СУБД.
В
Точно визначивши, які саме дані нам потрібні, яким чином вони будуть зберігатися в пам'яті і яка повинна бути система доступу до даних, ми тим самим вирішили тільки питання управління даними. Крім цього потрібен ще простий спосіб автоматизації вирішення майбутніх типових завдань. Навіть якщо ми можемо розробити досить складні В«ПрикладніВ» електронні таблиці, у нас все одно не буде засобів налагодження і управління роботою таких додатків, що дозволяють легко створити, скажімо, повні форми для замовлень або систему обліку матеріально-виробничих запасів. Навпаки, СУБД спеціально проектуються для створення додатків. Вони представляють нам необхідний інструментарій для управління даними і їх обробки, а також дають можливість каталогізувати об'єкти докладання і управляти взаємозв'язками між ними. При цьому разом з СУБД у вашому розпорядженні виявляється мова програмування і засіб налагодження.
У світлі вищесказаного для автоматизації вирішення ваших завдань нам необхідні потужна реляційна СУБД і система розробки додатків. Практично всі існуючі СУБД мають засоби розробки додатків, які можуть бути використа...
