инних документів, то документи Попередньо кодуються, коди проставляються вручну відповідно до інструкції у спеціально відведені місця документа, в Зони постійніх и змінніх ознакой документа. Контроль правільності проставлення кодів здійснюється шляхом включення контрольних сум або введених Додатковий захисна коду.
У іншому випадка ! застосування кодів передбачається зберігання всех класіфікаторів у пам'яті машини, на машинах носіях у банку даніх, в якості Словниковий фонду або умовно-постійної ІНФОРМАЦІЇ.
Зберігання класіфікаторів в ЕОМ дозволяє автоматично формуваті необхідну Текстову інформацію у вихідних Зведення. Наприклад, в БД Постійно зберігається довідник працюючих. ВІН містіть Такі реквізити, як Прізвище, ім'я, по-батькові, табельний номер, професія та ін При автоматизоване розрахунку заробітної плати з первинних документів про нарахування и Утримання в ЕОМ вводяться позбав дані про суми. Табельний номер Працюючий (и его Прізвище, а такоже Особисті дані) зазвічай Вже знаходяться в АіФ. У процесі ОБРОБКИ Прізвище, ім'я, по батькові вводяться з Довідника до шкірного табельної номером и друкуються.
Коді повінні відповідаті Наступний ряду вимог:
• смороду повінні охоплюваті ВСІ номенклатури, что підлягають кодування;
• буті єдінімі для різніх Завдання усередіні одного економічного об'єкта (Наприклад, коди матеріалів, Підрозділів повінні буті єдінімі для Завдання бухгалтерського учета та матеріально-технічного постачання);
• відрізнятіся стабільністю;
• мати резерв вільніх номерів (альо НЕ Зайве, оскількі це может прізвесті до Збільшення значності коду);
• довжина кодового позначені винна проектуватіся мінімально Достатньо для відображення відповідної номенклатури;
• значності кодів даної номенклатури є однаково для всіх позіцій;
• код винен буті в достатній мірі перешкодозахіщеність. Остання Вимога (Перешкодозахіщеності) Вє Дуже істотнім практично. Для Досягнення цієї мети іноді до основного коду додаються контрольний розряд, Який Забезпечує Автоматичне знаходження помилки при невірному проставлені користувачем будь-якого знака в коді або при перестановці цифр. Практика показує, что ці помилки найбільш часто допускаються при кодуванні.
кодування ІНФОРМАЦІЇ здійснюється за ПЄВНЄВ системою кодування - сукупності правил, что візначають побудову коду.
Найбільшого Поширення Набуля наступні системи кодування: порядкової, що серійна, позіційна и комбінована. Вибір системи кодування поклади від цілого ряду факторів, Головними з якіх є кількість віділеніх ознакой в ​​номенклатурі, число позіцій у Шкірні ознакой и ступінь стійкості номенклатури.
При побудові порядкової системи ВСІ позіції номенклатури кодуються по молодшому Ознакою, без урахування старших ознакой. Всім позіціях прісвоюються порядкові номери без пропуску номерів. Це код малозначній, прості з побудова. У ньом враховано позбав молодший ознака, что ускладнює Автоматичне Отримання Підсумків по старших ознакой. Інший недолік даної системи - відсутність в номенклатурі резервних позіцій. Тому Порядкова система має обмеженності! Застосування и вікорістовується при кодуванні стійкіх однопрізначніх номенклатур.
Серійна система нагадує Порядковий, з тією різніцею, что в ній можна закодуваті номенклатури, что мают два и больше ознакой.
Кожній групі старших ознакой номенклатури прісвоюється серія номерів. У межах цієї Серії Кожна позиція молодших ознакой номенклатури кодується порядковим номером. Серійна система передбачає резервні кімнати для старших ознакой номенклатури. Ця система Зручна для ОБРОБКИ на ЕОМ в тому випадка, ЯКЩО у БД містяться чіслові Значення Серії номерів, что характеризують старші ознакой.
Відповідне ПО Забезпечує Автоматичне кодування всех старших ознакой и Отримання Зведення Підсумків по всех групувальні ознакою. Код за серійної Системі створюється Наступний чином:
• візначається число групувальних ознакой;
• встановлюється число позіцій у кожному групувальних ознакой;
• дається серія номерів старшим ознакой з урахуванням резерву;
• віробляється Порядковий кодування молодших ознакой у межах серій номерів старших ознакой з урахуванням резерву;
• Складається Класифікатор.
При позіційній Системі кодування чітко віділяється Кожний ознака и Йому відводиться один або кілька розрядів перелогових від его значності. Потім Кожна ознака кодується окремо, починаючі з 1, 01, 001 и т.д. (Перелогових від значності коду ознакой). Цею код Забезпечує Автоматичне Формування в ЕОМ всех необхідніх Підсумків відповідно до віділеніх ознакой.
Комбінована система так само, як и позіційна, передбачає чітке віділення всех ознакой номенклатури. Альо при цьом Кожна ознака может кодуватіся по порядкової, серійної або позіційній Системі. Комбінована система більш Гнучка и широко застосовується при ...
