року № КА-А40/7899-09.
Підтверджуємо витрати на оренду офісу
Основним документом, який підтвердить витрачені на оренду офісу суми, є, звичайно, договір оренди. Але тільки однієї цієї папери недостатньо. Потрібно довести, що компанія перераховувала певні суми орендодавцю. Для цього підійдуть платіжні доручення.
Нерідко компанії укладають довгострокові договори і оплачують орендні платежі на кілька місяців вперед. У більшості випадків власники приміщень включають умова про це в угоди з новими клієнтами. У такій ситуації виникають складності: договір, який складено більше, ніж на один рік, потрібно реєструвати в Росреестра. Інакше врахувати витрати просто неможливо. Хоча, звичайно, щоб уникнути зайвих проблем, угоду складають на десять або одинадцять місяців.
Зазначу, що з правилом про реєстрацію договорів оренди, які укладені на рік і більше, склалася парадоксальна ситуація. З 1 березня цього року ця вимога була скасована і не поширювалося на угоди, укладені після названої дати. Але вже 4 числа того ж місяця набули чинності нові поправки, які повернули старий порядок. Виходить, що довгострокові договори, укладені тільки 2 і 3 березня 2013 року, реєструвати було не потрібно. А всім іншим як і раніше доведеться відвідувати Службу державної реєстрації або ж просто укладати договори оренди строком менше ніж на рік.
На проїзд співробітника
Відправляючи співробітника у відрядження, бухгалтер може задатися таким питанням: чим підтвердити витрати на проїзд працівника? Якщо говорити про авіаперевезення, то у випадку придбання електронного квитка (а саме такі форми квитків зараз найбільш поширені) виправдувальним документом є сформована при замовленні маршрут-квитанція. Її потрібно роздрукувати на принтері. У папері повинна бути вказана вартість перельоту. Також знадобиться посадковий талон. Він доведе, що квиток був не тільки заброньовано, але і використаний співробітником. Якщо ж мова йде про відрядження, в яку працівник відправляється на поїзді, то підтверджує витрати документом буде контрольний купон. Його також потрібно отримати в Інтернеті від компанії, в якій купувався квиток.
Перевезення вантажів
Ще один пункт витрат - витрати на перевезення вантажів різними видами транспорту. Нагадаю, що транспортна накладна є перевізним документом, що підтверджує укладення договору. А ось основний папером, призначеної для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за перевезення автомобільним транспортом, є товарно-транспортна накладна.
Слід мати на увазі, що Податковий Кодекс для підтвердження витрат організації на транспортування вантажів, у тому числі автомобілями, не встановлює обов'язки наявності обох документів. У цьому зв'язку факт понесених витрат, можна підтвердити будь-який з двох перерахованих вище накладної. Такий висновок підтримують і чиновники (Лист ФНС РФ від 21.03.2012 р. № ОД - 4-3/4681 @).
Електронний документообіг
І, наостанок, розповім про те, як підтвердити витрати, якщо у бухгалтера в наявності тільки документи, підписані електронним підписом. Пункт 5 статті 9 Закону про бухгалтерський облік передбачає, що «первинка» складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного ЕП. Закон № 63-ФЗ ввів в країні два види...
