Коли ви відпустите кнопку миші, Microsoft Access відкриє вікно діалогу Зв'язки, представлене на рис. 2.
Малюнок 2 Налаштування зв'язків між полями таблиць
Після установки прапорця Забезпечення цілісності даних, Access робить доступними ще два прапорці: Каскадне відновлення зв'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів. При встановленому прапорці Каскадне відновлення зв'язаних полів Microsoft Access оновлює всі значення чужих ключів в дочірніх таблицях (тобто в таблицях на стороні відносини «багато» при зв'язку «один до багатьох») при зміні значення первинного ключа в батьківській таблиці, яка знаходиться на стороні відносини «один» при зв'язку «один до багатьох». Якщо ж ви встановите прапорець Каскадне видалення пов'язаних записів, Microsoft Access видалить дочірні рядки (пов'язані рядки в дочірніх таблицях) при видаленні батьківської рядка (пов'язана рядок в батьківській таблиці). Встановіть прапорець Каскадне відновлення зв'язаних полів, щоб при зміні коду вузу Access автоматично оновлював запису в таблиці тСвязьАбвуз.
Після натискання кнопки Створити Access створить зв'язок і намалює лінію між двома таблицями, що вказує на наявність зв'язку між ними. Зауважте: коли ви просите забезпечити цілісність даних, Access зображує на кінці лінії у таблиці, що знаходиться на стороні відносини «один», цифру 1, а на іншому кінці у таблиці з боку відносини «багато» - символ нескінченності. Щоб видалити зв'язок, клацніть по її лінії і натисніть клавішу Del. Якщо ви хочете відредагувати або змінити існуючий зв'язок, двічі клацніть по відповідній лінії, щоб знову відкрити вікно діалогу Зв'язки.
Робота з даними за допомогою запитів
У режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - перегляд, сортування, фільтрація, оновлення і печатку. Однак дуже часто доводиться проводити обчислення або переглядати дані з декількох таблиць. Відібрати потрібні дані можна за допомогою запитів.
Після виконання запиту на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запитів на зміну дані вставляються, оновлюються або видаляються) Access створює набір записів, що містить відібрані дані. Однак на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює набір записів з даних таблиці тільки під час виконання запиту.
Вибір даних з однієї таблиці
Однією з переваг запитів є те, що вони дозволяють досить швидко відібрати необхідні дані з декількох зв'язаних таблиць. Але запити корисні і при роботі з однією таблицею. Всі прийоми, використовувані при роботі з єдиною таблицею, годяться і для складних багатотабличних запитів, тому ми почнемо з запитів на вибірку даних однієї таблиці.
На рис. 3 показаний запит в режимі конструктора. Вікно конструктора запитів розділене на дві частини. У верхній знаходяться списки полів таблиць або запитів, на основі яких створюється новий запит. У нижній розташовується бланк QBE (Query By Example - запит за зразком), в якому виконується вся робота по створенню запиту. Кожен стовпець бланка представляє одне поле, що використовується в запиті. Поле може просто належати одній з таблиць, бути обчислюваним (іншими словами, його значення розраховується на основі одного або декількох полів таблиці) або підсумковим, тобто використовують одну з вбудованих функцій Microsoft Access.
Малюнок 3 - Запит в режимі Конструктор
Перший рядок бланка запиту служить для вибору полів, які повинні бути присутніми в наборі записів, використовується для сортування даних або для вибору інформації з таблиці. Полів запиту можна привласнити імена, які будуть відображатися в заголовках стовпців при виведенні набору записів запиту, а для генерації обчислюваних полів можна використовувати вирази любого ступеню складності.
Якщо була виконана команда Вид- gt; Імена таблиць, у другому рядку бланка запиту Access виведе ім'я таблиці, з якої вибрано поле. У третьому рядку бланка можна задати сортування за зростанням або за спаданням.
Прапорці в рядку бланка Виведення на екран відповідають за виведення полів в наборі записів. За замовчуванням виводяться всі поля, включені до бланку Запиту.
Для введення умови відбору записів використовується рядок Умова відбору та рядка або. На рис. 3 показаний запит на вибірку прізвищ тих студентів, які мають оцінки від 4 до 5 балів.
Включення полів у запит
Першим кроком при створенні запиту є вибір полів, що включаються в набір записів. Можна просто перетягнути поле за допомогою миші в потрібний стовпець бланка зі списку полів верхній частині вікна. При перетягуванні поля вказівник перетворюється на маленький прямокутник.
Обчислювані поля
З будь-якими полями таблиці можна виконувати обчислення і зробити обчислюване вираз новим полем в наборі записів, при цьому можна використовувати будь-як...
