Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу. Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від проектів. Документи в особових справах розташовуються по мірі їх надходження.
Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації та всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань.
Переписка групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Справи в організації підлягають оформленню за її закладі і по завершенні року. Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, підшивці, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання листа-завірителя справи; складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи; підшивку чи палітурку справи.
На обкладинці справи зазначаються реквізити: найменування організації (фондообразователя); найменування структурного підрозділу; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.
Реквізити, що проставляються на обкладинці справи, оформляються таким чином:
найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;
найменування структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою;
заголовок справи - переноситься з номенклатури справ організації
дата справи - вказується рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві. Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. Датою додатки до справи, сформованому в окремий том, є дата реєстрації основного документа, додаток до якого поміщено в цей том. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім листа завірителя і внутрішнього опису, нумеруються. Аркуші нумеруються простим олівцем зверху вниз, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша. Лист великого формату, підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.
Після завершення нумерації аркушів складається заверительная напис, яка розташовується в кінці справи. Засвідчувальний напис складається у справі на окремому аркуші-засвідчувач справи. У засвідчувального напису цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даній справі. Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до підсумкової написом.
Архівний шифр справи (складається з номера фонду, номери опису і номера справи за описом) на обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорним чорнилом тільки після включення цих справ в описі.
Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішня опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою форм...
