На підставі первинних документів по приходу і витраті матеріалів комірник виробляє записи в картках складського обліку в хронологічному порядку в день здійснення операції. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.
У момент здачі експедитором матеріалів на склад матеріально відповідальна особа (комірник) перевіряє відповідність кількості, якості та асортименту матеріалів, що надійшли за документами постачальника. Для цього використовуються розрахункові документи (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні тощо) та супровідні документи (специфікації, сертифікати, якісні посвідчення). За відповідності показників документів фактичній наявності комірник виписує прибутковий ордер.
Матеріали надходять від постачальників в організацію часто через особа, якій виписують довіреність (додаток 72), яка являє собою документ суворої звітності. Невикористані довіреності повинні бути здані в бухгалтерію на наступний день після закінчення їх терміну. Довірена особа здає матеріальні цінності на склад на підставі наступних документів: прибуткових ордерів, актів про приймання матеріалів, лімітно-забірних карт і товарно-транспортних накладних.
Також складається накладна на внутрішнє переміщення матеріалів (додаток 73), при переміщенні матеріалів зі складу на склад або здачі в цех. Матеріально відповідальні особи, які здають матеріали, виписують накладні в двох примірниках: один цеху для оприбуткування матеріалів, інший складу - для їх списання.
Витратні документи відображають відпуск матеріалів на виробничі потреби (виготовлення продукції) і на господарські потреби (утримання будинків, ремонтні роботи). До них відносяться: лімітно-забірні карти, вимоги-накладні, накладні.
Лімітно-забірні картки (додаток 74) призначені для оформлення відпустки товарно-матеріальних цінностей, систематично споживаних для виготовлення продукції, а також для контролю за дотриманням встановлених лімітів. При відпуску цінностей зі складу комірник розписується в лімітно-забірної карті цеху, а представник одержувача в лімітно-забірної карті складу. У обох картах після кожного відпуску виводиться залишок невикористаного ліміту. За використанні ліміту і по закінченні місяця карти здаються в бухгалтерію підприємства.
Вимога-накладна (додаток 75) застосовується для обліку руху матеріальних цінностей всередині організації між структурними підрозділами або матеріально відповідальними особами. Вимога становить комірник, що відпускає матеріали, в 2 примірниках: перший примірник залишається на складі; другий примірник передається працівнику, який отримує матеріали.
Для списання у витрату під звіту матеріально відповідальних осіб насіння і садивного матеріалу на посів, посадку відповідних культур передбачений акт витрати насіння і садивного матеріалу. Він складається агрономом після закінчення сівби на полях сівозміни, затверджується керівником і разом з витратними документами передається до бухгалтерії для відображення в регістрах бухобліку.
Оприбуткування матеріалів на склад і витрата матеріалів здійснюється також на підставі рахунків-фактур і товарних накладних.
В якості звіту про рух матеріальних цінностей використовується «Матеріальний звіт» (додаток 76). У ньому комірник робить записи за кожен місяць вручну, потім здає в бухгалте...
