чернетку повертається виконавцю під розпис в обліковій картці підготовленого документа. Обліку підлягають чернетки всіх конфіденційних документів незалежно від місця їх складання і подальшого виготовлення проекту документа. p align="justify"> В обліковій картці підготовленого документа відображається послідовно хід роботи над проектом документа в процесі його виготовлення, видання, подальшого виконання або відправлення, зберігання або знищення.
Облікова картка реєструється в журналі обліку карток підготовлених документів, що має графи: обліковий номер і гриф конфіденційності; підпис співробітника ділянки підготовлених документів за отримання картки документа і дата; примітка.
Таким чином, підготовлений чернетка і проект майбутнього документа постійно перебувають під контролем служби КД незалежно від місця і способу їх виготовлення. Цим певною мірою забезпечується збереження інформації, яку керівництво фірми вирішило зафіксувати на тому чи іншому типі носія. Якщо відкриті документи реєструються тільки після їх підписання або затвердження керівником, то конфіденційні документи - до виготовлення проекту документа з чернетки. Процес превентивного, запобіжного контролю за документуванням конфіденційної інформації та технологічна реалізація цього процесу входять обов'язковою складовою частиною в структуру системи захисту інформації від несанкціонованого доступу до інформації сторонньої особи і втрати носія або конфіденційності інформації. Цікаво, що ще не узгоджений остаточно, чи не підписаний і не затверджений проект конфіденційного документа на етапі закінчення роботи над чернеткою обов'язково зафіксований за двома видами обліку: по-перше, з обліку носіїв документованої інформації і, по-друге, з обліку підготовлених документів, у обліковій картці якого послідовно відбивається хід робіт над проектом документа в процесі його виготовлення, видання, подальшого виконання або відправлення, зберігання або знищення.
В процесі виготовлення конфіденційного документа повинні бути вирішені наступні завдання забезпечення захисту інформації :
- запобігання несанкціонованого виготовлення конфіденційного документа ким-небудь з персоналу фірми, навіть за наявності об'єктивних передумов для такої дії; посилання на подальше отримання дозволу на видання не повинні мати сили;
- забезпечення контролю за збереженням носіїв, на яких послідовно виготовляються чернетка, проект документа і його варіанти; контроль за збереженням і порядком знищення зіпсованих носіїв допомогою встановлення інформаційного зв'язку різних форм обліку : наприклад, обліку носія, обліку чернетки і виготовленого проекту документа, інвентарного обліку та інших;
- забезпечення таємниці інформації...
