ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТАХ І бухгалтерських рахунків
Найважливішим обов'язковим документом для здійснення постачання аптеки фармацевтичними товарами є договір (або контракт), що представляє собою угоду між продавцем і покупцем. Договір визначає права та обов'язки сторін.
Перелік медикаментів, які поставляються, кількість і ціни, як правило, відзначаються в специфікації до договору.
Лікарські засоби надходять в аптеки від постачальників (безпосередньо заводів-виробників, фармацевтичних оптових фірм, аптечних складів та інших), які обов'язково повинні мати ліцензію на право оптової реалізації. Копії ліцензій додаються до договорів і зберігаються в аптеках. У процесі постачання фармацевтичних товарів постачальник виписує супровідні документи: рахунок, товарно-транспортну накладну (ТТН) та податкову накладну, а також надає сертифікати якості на всі ЛЗ. На підставі цих документів в аптеці матеріально відповідальні працівники беруть товар за кількістю та якістю.
У разі сумнівів щодо якості товару (наприклад, пошкодження упаковки або ін) матеріально-відповідальні особи здійснюють контрольні перевірки, за результатами яких не пізніше 10 днів складається акт про встановлену розбіжність у кількості та якості при прийомі товару , і товар беруть на відповідальне зберігання. Далі згідно з договором (контракту) запрошується представник постачальника, за його участі створюється комісія для прийому товару. Якщо в результаті прийому виявлений збій, нестача або пошкодження, комісія складає акт а трьох примірниках. Перший примірник є підставою для пред'явлення претензії листом, другий - надсилається до вищестоящої організації для отримання дозволу на списання виявлених розбіжностей, третій - залишається в аптеці.
У разі якщо товар надходить в аптеку без супровідних документів, також складається акт про прийом товару, товар береться на відповідальне зберігання, зберігається цей товар окремо.
Обов'язковим документом, який підтверджує одержання товарів, є правильно оформлена покупцем довіреність.
Довіреність на отримання ТМЦ оформляється на бланках типової форми, які є документом суворого обліку. Термін дії довіреності - 10 днів. Для ведення обліку довіреностей використовується Журнал реєстрації довіреностей.
При оформленні довіреності на лицьовій стороні зазначаються реквізити документа, згідно з яким відпущений товар (договір, специфікація, рахунок тощо). Якщо в документі не наведено найменування і кількість відпускаються медикаментів, на зворотному боці довіреності зазначаються найменування і кількість відпущених медикаментів, або зазначається сума, на яку здійснюється відпуск товарів.
Довіреність виписується одноразово при частковому відпуску ЛЗ згідно з окремими накладних, в яких зазначається номер довіреності та дата її видачі, на весь 10-денний термін її дії. При цьому доручення залишається на складі постачальника, а по закінченні терміну дії передається в бухгалтерію.
При відпустці ТМЦ постачальник виписує супровідні документи (рахунок або накладну), які є підставою для оприбуткування цих цінностей в аптеці або на складі фірми.
У процесі прийому товару від постачальника фахівець аптеки спочатку перевіряє його кількість згідно з виписаною накладної, потім п...
