ітних сум, в якому визначені:
перелік осіб, які мають право отримувати кошти під звіт;
термін, на який видаються підзвітні суми;
порядок подання і затвердження авансових звітів.
Працівники організації, що мають право отримувати під звіт гроші, повинні бути ознайомлені з даним наказом під розпис.
Крім того, з працівниками, включеними в список підзвітних осіб організації, роботодавцю необхідно укласти договір про повну матеріальну відповідальність.
Це випливає зі ст. 243 Трудового кодексу РФ [3], згідно з якою матеріальна відповідальність у повному розмірі заподіяної шкоди покладається на працівника при недостачі цінностей, довірених йому на підставі спеціального письмового договору або отриманих ним за разовим документом.
Порядок видачі та списання підзвітних сум одночасно може бути прописаний в наказі про облікову політику.
Грошові кошти на будь-які цілі видаються працівникові на підставі письмової заяви на ім'я керівника організації. Якщо керівник вважає заявку обгрунтованою, то він дасть розпорядження бухгалтерській службі про видачу авансу.
Видача підзвітних коштів оформляється видатковим касовим ордером за формою № КО - 2, яка затверджена Постановою Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 р. № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації » [21], або належно оформленими іншими документами (платіжними відомостями (розрахунково-платіжними), заявою на видачу грошей, рахунком та іншими) з накладенням на цих документах штампа з реквізитами видаткового касового ордера.
Виписується видатковий касовий ордер в одному примірнику працівником бухгалтерії (касиром), підписується керівником організації та головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим, реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за формою № КО - 3, затвердженої Постановою № 88 [21].
У видатковому касовому ордері в рядку «Підстава» вказується зміст господарської операції, а в рядку «Додаток» перераховуються що докладалися первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання.
Крім підписів касира, головного бухгалтера і керівника видатковий касовий ордер повинен підписати і та людина, яка отримав грошові кошти. При цьому він повинен обов'язково вказати отриману суму (рублі - прописом, копійки - цифрами) і пред'явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу. Касир зобов'язаний записати його паспортні дані в передбаченій графі.
Видати грошові кошти касир має право тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.
Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку, в тексті видаткового касового ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказуються прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Довіреність залишається в документах як додаток до видаткового касового ордера [18].
Видача грошей особам, які не перебувають в обліковому складі організації, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу і по пред'явленню паспорта...
