ння найбільш змістовною і структурованої форми скористаємося вкладкою виділеної на малюнку. Створимо три закладки для роботи із запитами, звітом і таблицею. Після створення вкладок вибираємо інструмент Кнопка на панелі Елементи управління,
Таким чином кнопкова форма після створення заголовка і різного роду перетворень (вибір стилю, зміни шрифту та ін.) виглядає наступним чином:
Кнопки форми працюють таким чином:
Наприклад, при натисканні кнопки «відкрити запит АБО» на екран виводиться таблиця з результатом запиту, тобто запит виконується так само як, якби ми його відкрили з раcположенія всіх об'єктів Access; аналогічно у випадку з кнопками «Відкрити запит ПІДСУМОК» і «Відкрити запит на оновлення»
При натисканні на кнопки з вкладки «Таблиці» на екран виводяться форми, створені на підставі таблиць «Відповідальні особи», «Підрозділи підприємства» та «Використовувані приміщення».
При натисканні кнопки з вкладки «Звіт» відкривається звіт, створений раніше, в режимі Попереднього перегляду або виводиться на друк, при натисканні кнопки з відповідним малюнком.
. 3 Опис створення звітів в базі даних
Для створення звіту використовується команда Створення/Майстер звітів на вкладці Звіти.
Створення відгуку починається з вибору таблиці або запиту, на підставі якої (их) буде створений звіт. Так як в завданні курсової роботи було потрібно створити звіт за запитом з двох зв'язаних таблиць, то вибираємо відповідний запит в поле «Таблиці та запити»
Виходячи з індивідуального завдання, виберемо підсумкові значення для обчислення в звіті.
Після виконання необхідних операцій і створення стилю звіту на екран виводиться готовий звіт в режимі Попереднього перегляду, потім для коригування заходимо в режим Конструктор і в області примітки групи і їх підписи, змінюємо текст підписів на більш інформативний. Регулюємо ширину і взаємне розташування підсумкових полів та їх підписів.
Потім у режимі Макета визначаємо ширину колонок так, щоб в них повністю відображалися значення відповідних полів.
Для того, щоб подивитися кінцевий варіант звіту слід зайти в режим Попередній перегляд.
Друк звіту можна здійснити трьома способами
Імпортувати в MS Excel
Імпортувати в MS Word
Імпортувати як формат або XPS
Вищеперелічені дії можна здійснити на вкладці
Дані в режимі попереднього перегляду:
Після імпорту в формат PDF звіт виглядає наступним чином:
. 4 Опис побудови діаграм
Так як за завданням потрібно створити гістограму на основі одного із запитів, при цьому запит повинен містити не менше трьох записів. Побудуємо діаграму за запитом АБО, де за вісь Ox візьмемо назви службових приміщень, а за вісь Oy - площі цих приміщень. Таким чином, діаграма відображає значення площі, яку має конкретне приміщення.
5. Робота з БД в MS Excel
Перед тим як приступити до роботи в MS Excel імпортуємо дані з MS Access. Ця дія здійснюється наступним чином: на вкладці Дані вибираємо команду З Access.
Далі необхідно вибрати імпортовані дані з MS Access у вікні:
Виконуємо цю процедуру три рази, щоб вибрати три таблиці, створені раніше в MS Access і отримуємо наступні таблиці, збережені на різних аркушах.
Далі пов'язуємо таблиці за змістом, використовуючи функцію ВПР. Для цього додамо в дочірню таблицю порожній стовпець і введемо в осередок наступну формулу:
Аналогічно вводимо формулу для стовпця ПІБ:
Таким чином, пов'язана таблиця буде мати такий вигляд:
Далі виконаємо за завданням побудова диаграмм.
Для побудови першої діаграми виберемо стовпці «Найменування приміщення» та «Площа», тобто одне текстове і одне числове поля, як вимагалося за завданням. Таким чином, стандартна діаграма має наступний вигляд:
Діаграма побудована за трьома стовпцях: «Найменування», «Площа» і «Поверховість», тобто один текстовий і двом числовим полях виглядає наступним чином:
Далі виконаємо фільтрацію відповідно до запиту АБ...
