діяльності інформація має свою специфіку, і тому вона підрозділяється на наукову, технологічну, соціальну і т.д. В організаціях, фірмах і на підприємствах виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління якими об'єктами або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: своєчасність, достовірність, оперативність, повнота, точність, адресність, доступність для сприйняття [х].
Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації покладених на апарат управління функцій. Дані документи складають системи документації.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Незалежно від масштабності організації, фірми та інших причин, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність. Крім загальних для всіх функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності і відображають їх специфіку, в тому числі документація відпочинку і туризму та ін [х]
Документування в організаціях і фірмах може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв інформації (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети і т . д.). На сьогоднішній день в управлінській практиці переважаючим способом документування є комп'ютерна друк. Ряд документів, таких, наприклад, як заяви, пояснювальні записки, створюється звичайно рукописним способом.
Документи використовуються в різних областях діяльності і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для фахівця в галузі управління його вважають засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [6, ст.2.2].
Термін «документ» походить від латинського слова «documentum»- Доказ, свідоцтво. Цим словом позначають будь-які письмові джерела, відповідним чином оформлені і тому мають юридичну силу.
Формуляр документа - це сукупність реквізитів документа (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т. д.) і схема їхнього розташування на стандартному аркуші паперу. Наявність формуляра, встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування та документації як в рамках однієї установи, так і в цілому по країні. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для підтвердження юридичної сили документа необхідно дотримуватися правила складання та оформлення документів.
Крім цього, документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце його створення), вважається справжнім, «першим примірником». Копія документа повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки, однак, не має юридичної сили, якщо вона не отримала спеціального посвідчення (нотаріально завірена...
