, підписана уповноваженою на те особою і т. д.).
На сучасній стадії розвитку суспільства відбулося різке збільшення обсягів інформації, виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, виконуючих роль інформаційного забезпечення функцій управління. З'явилася потреба в механізації, а потім і в автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації, ефективність їх використання перебувають у прямій залежності від ступеня впорядкованості документації. Основним напрямком удосконалення документації є стандартизація та уніфікація.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів» [6, ст.3.1]. У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації (Держстандарт РФ), технічними комітетами (ТК).
У процес стандартизації входять такі елементи як типізація і уніфікація. У широкому сенсі «типізація»- Це розробка типових конструкцій або технологічних процесів на основі загальних для ряду процесів технічних характеристик [6, ст.3.1]. У документоведении цей спосіб використовується для створення типових форм документів і типових текстів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок. Наприклад, заява на відпустку, заяву на матеріальну допомогу, анкета туриста або заяву на організацію туристичної поїздки.
Уніфікація - «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості» [6, ст.3.1]. У процесі уніфікації повинно проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). Управлінські документи, використовувані в найрізноманітніших сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання. Уніфікована система документації (УСД) - система документації за єдиними вимогами і правилами, содЕржана інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності [х].
Вважається, що кожна сфера діяльності так чи інакше має свою систему документації (системи медичної, торгової, науково-технічної, фінансової, адміністративної, туристичної документації).
У діяльності підприємства самостійно функціонують локальні системи кадрової, планової, бухгалтерської документації. Правила їх оформлення, зберігання та використання строго нормовані.
Вони входять в номенклатуру справ окремим розділом і не входять в адміністративну систему документації, маючи свою інформаційно-пошукову систему.
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки адресату або здачі на зберігання [6].
Відповідно масштабами руху документів можна виділити документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації, галузі і навіть цілої держави.
Документообіг організації складається з потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки і створення інформації (керівники організації, структурні підрозділи, спеціалісти) та пунктами технічної обр...
