нування державної нотаріальної контори;
прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання (найменування та адреса юридичної особи);
про вчинення якої нотаріальної дії просив що звернувся;
мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії (з посиланням на законодавство);
порядок і строки оскарження відмови.
Всі нотаріальні дії, вчинювані державними нотаріусами, реєструються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, вказується в видавали державним нотаріусом документах і в посвідчувальних написах. Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.
Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори тільки після того, як посвідчувальний напис або видається нотаріальною конторою документ підписані державним нотаріусом. Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Державні нотаріуси видають виписки із реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, державних підприємств, установ і організацій, колгоспів, інших кооперативних та інших громадських організацій, за дорученням або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також на письмову вимогу суду, прокуратури, органів слідства та дізнання , у зв'язку з знаходяться у їх провадженні кримінальними або цивільними справами.
У разі втрати документів, посвідчених або виданих державними нотаріусами, за письмовими заявами громадян, державних підприємств, установ і організацій, колгоспів, інших кооперативних та інших громадських організацій, за дорученням або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, видаються дублікати втрачених документів.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа. На дублікаті документа відбувається посвідчувальний напис за встановленою формою.
Дублікат заповіту може бути виданий заповідачеві, а після його смерті зазначеним у заповіті спадкоємцям по поданні свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат заповіту може бути виданий їх спадкоємцям по поданні ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця, після якого вони успадковують, а в необхідних випадках - і документів, що підтверджують родинні стосунки спадкоємців із спадкодавцем (якщо ці документи не були подані раніше).
Документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, долучаються до оставляемому в нотаріальній конторі екземпляру угоди, свідоцтва про право на спадщину й т.п. При необхідності повернення справжніх документів (наприклад, свідоцтв про народження, шлюб, смерть) особам, подали їх, в державній нотаріальній конторі залишаються копії цих документів. Копії представляються зацікавленим особам або, на їхнє прохання, виготовляються працівником нотаріальної контори і завіряються державним нотаріусом. У цих випадках державне мито стягується лише за виготовлення копій. Документи, що засвідчують особу звернулися за вчиненням нотаріальних дій громадян, їхніх представників або представників державних підприємств, установ і організацій, колгоспів, інших кооперативних та інших громадських організацій, повертаються подали їх особам без залишення копій, але в реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі, найменування установи, яка видала документ, рік (в необхідних випадках і місяць) народження на підтвердження повірки дієздатності учасників угоди, прізвище, ініціали власника документа.
Не залишайте в державній нотаріальній конторі наступні документи або їх копії:
статути юридичних осіб та положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім довіреностей, виданих на укладення конкретних договорів) - при посвідченні договорів і доручень від імені і на ім'я юридичних осіб;
державний акт на право користування землею - при посвідченні договорів про зведення індивідуального житлового будинку на праві особистої власності на відведеній земельній ділянці;
документи, що встановлюють право особистої власності громадян на жилий будинок (частину будинку) або квартиру в будинку житлово-будівельного колективу індивідуальних забудовників - при посвідченні угод про їх відчуження у випадку, коли власник не повністю відчужує належний йому житловий будинок (частину будинку), квартиру, а також у разі, коли власники мають один спільний документ на будинок (частину будинку), квартиру і один з них відчужує належну йому частку (або частку від частки), при посвідченні договорів про відчуження недобудованого будинку , угод про встано...
